Ostolaskuprosessin muuttaminen paperisesta sähköiseksi kohdeyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on ostolaskuprosessin muuttaminen paperisesta sähköiseen muotoon. Tavoitteena oli vähentää kohdeyrityksen reskontran hoitoon kuluvaa työaikaa, minimalisoida virheriskiä, sekä parantaa kassavirran ennakoitavuutta. Tavoitteena oli ensin kartoittaa nykyisen ostolaskuprosessin ongelmat ja riskit ja sen jälkeen löytää niihin ratkaisut. Sitten koko ostolaskuprosessi piti muuttaa käytännössä. Henkilöstöä piti myös kouluttaa uuteen järjestelmään.

Tutkimuksessa vertaillaan eri sähköisen taloushallinnon ohjelmistoja keskenään niiden ominaisuuksien perusteella, jotka toimeksiantaja koki tärkeimmiksi. Teoriaosassa käsitellään digitaalista ja sähköistä taloushallintoa, pilvipalveluita ja ostolaskuprosessia.

Opinnäytetyö toteutettiin käytännön työnä. Aineiston keräämiseen käytettiin teemahaastattelua. Sitä käytettiin ostolaskuprosessin ja sen nykyisten ongelmien selvittä-miseen. Teoriaosassa hyödynnettiin alan kirjallisuutta, lehtiartikkeleita ja erinäisiä luotettavien organisaatioiden kotisivuja. Toimeksiantajaa ei opinnäytetyössä mainita, vaan siitä käytetään nimitystä kohdeyritys.

The purpose of this thesis was to change the case companys invoice process from paper to digital. The main goal of this thesis was to decrease working hours spent on invoice process, minimize the risk of mistakes and improve the predictability of cash flow. The main goal was, at first to research the problems of paper invoice process and risks, and find the right solutions in order to fix them. After that conclusion the whole process had to be transfered in practice. The staff needed to be educated as well.

The research compares different digital accounting systems, based on those views, which the case company found most important. Digital and electrical accounting, as well as cloud services and invoice process are covered in theoretical part of this thesis.

This thesis was a practical work. Theme interview was used to collect data from case company in order to define the current invoice process and current problems. In theory part were used the literature of accounting, magazine articles and some trusthworthy websites.