Toimittajaraportoinnin kehittäminen : Case: Teleste Oyj

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda helppokäyttöinen Excel-työkalu tehostamaan ja yhdenmukaistamaan Teleste Oyj:n ja sen toimittajien välistä yhteistyötä, kommunikointia ja raportointia. Työkalun oli tarkoitus auttaa näkemään kohdeyrityksen ja sen toimittajien väliseen toimintaan liittyvät ongelmat sekä laskea kohdeyrityksen sitoutuneen pääoman määrä toimittajakohtaisesti. Työkalu tuli käyttöön kohdeyrityksen operatiiviseen ostoon. Excel-työkalu nimettiin raportointityökaluksi.

Työn teoriaosuudessa kuvataan läpinäkyvyyttä, toimittajasuhteita sekä VBA-ohjelmointia. Käytännön osuudessa kerrotaan työkalun kehityksestä sekä toiminnasta. Telesten ostotoiminta on toiminut pääosin reagoivassa toimintamallissa. Ongelmiin puututaan vasta, kun tuotannonsuunnittelu ilmoittaa tulevasta materiaalipuutteesta. Tämän jälkeen materiaali tilataan usein kalliimmalla hinnalla ja kuljetuksella. Määrämuotoinen tapa ennakoida ja suunnitella tulevia toimituksia ja saatavuutta on puuttunut. Tämä herätti kohdeyrityksessä tarpeen työkalulle.

Työkalu tehtiin yhteistyössä kohdeyrityksen operatiivisen oston ja toimittajien kanssa. Työkalu otettiin aluksi käyttöön pilottitoimittajan kanssa, minkä jälkeen mukaan otettiin myös viisi muuta toimittajaa. Työkalun käyttöönottoa suunnitellaan 11 muun toimittajan kanssa. Raportointityökalu laskee sitoutuneen pääoman toimittajakohtaisesti sekä tuo nimikkeiden sopimustiedot, varmuusvarastot ja ennusteen samaan näkymään. Nämä tiedot mahdollistavat materiaalitarveriskien havainnoinnin ja ratkaisemisen aikaisessa vaiheessa. Tämä ehkäisee materiaalipuutteiden vaikutuksen yrityksen muihin toimintoihin. Kaikki työkalun tuottamat raportit tallennetaan. Työkalusta onnistuttiin tekemään helppokäyttöinen, ja sen laskenta tapahtuu sekunneissa. Raportointityökalu lisäsi myös Telesten ja sen toimittajien välistä kommunikointia.

Työkalulle tehtiin myös tukityökalu, joka hakee toimittajakohtaisesti sitoutuneet pääomat yhteen. Tukityökalu helpottaa pääomien vertailua sekä tiedon käyttämistä muualla. Molempien työkalujen toiminta VBA-ohjelmoitiin

The objective of this thesis was the create a user-friendly Excel-tool to intensify and unify the cooperation, communication and reporting between Teleste corporation and its suppliers. The purpose of the tool was to help recognizing the problems of interactions between these parties, and to calculate target company’s committed capital for each supplier. The tool came in to use for the company’s operative purchasing. The Excel-tool was named as reporting tool.

The theoretical part of this thesis includes information about transparency, supplier relationships and VBA-programming. The practical part describes the development of the Excel-tool and its functioning. Teleste’s purchasing has operated mainly in a reactive operating model. The problems are addressed only when production planning informs from an upcoming lack of material. After this material is often ordered with higher price and delivery costs. Purchasing has been lacking a uniform way to anticipate and plan future supply and availability. The reporting tool was created to improve this problem.

The tool was made in cooperation with Teleste’s operative purchasing and suppliers. At first the tool was brought into use with one pilot supplier and five more suppliers were included later on. The target company is planning to put the reporting tool into use with 11 more suppliers. Reporting tool counts supplier-specific committed capital and brings the contract information, buffers, and forecast for each item into same view. This information enables the user to observe material requirements and solve risks in an early stage. This prevents lack of material from affecting company’s other functions. All the reports that the tool provides are saved. The use of the tool was succeeded to make user-friendly, and its calculation happens within seconds. The reporting tool also increased communication between Teleste and its suppliers.

An aid tool was also made for the reporting tool to collect supplier-specific committed capital together. The aid tool eases the comparison of committed capitals and facilitates the use of this information elsewhere. The functions of both tools were automated using VBA-programming.