Käyttöomaisuuden hallinnan kehittäminen Puolustusvoimissa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten käyttöomaisuuden järjestäminen on ohjeistettu valtionhallinnossa. Lisäksi tutkittiin, miten Puolustusvoimat on järjestänyt käyttöomaisuustoiminnot puolustusvoimauudistuksen jälkeisessä tilanteessa ja mitä kehitettävää ja parannettavaa noissa toiminnoissa oli. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kyselytutkimuksella ja havainnoimalla tutkia keskitettyjä palveluja käyttävien joukko-osastojen tyytyväisyyttä toimintamalleihin ja tiedottamiseen. Samalla kerättiin kehittämisehdotuksia inventoinnista ja keskitetystä käyttöomaisuuden perustamisesta. Sähköinen kyselylomake laadittiin Google Lomakkeet -palvelulla, jolla myös vastaukset kerättiin ja järjestettiin. Kysely lähetettiin 132 henkilölle ja siihen vastasi 25 henkilöä. Vastausprosentti oli siis 18,9 %.

Vuoden 2015 alussa Puolustusvoimissa aloitti toimintansa kaksi uutta laitosta, Puolustusvoimien palvelukeskus ja Puolustusvoimien logistiikkalaitos. Puolustusvoimien palvelukeskuksen tehtävänä on toteuttaa Puolustusvoimien yhteisiä tukipalveluita, kuten talous- ja matkapalvelut. Puolustusvoimien logistiikkalaitos vastaa muun muassa materiaalihallinnosta ja hankintatoimesta. Se myös omistaa puolustusmateriaalin. Omistajuuden vuoksi käyttöomaisuuden perustaminen keskitettiin Puolustusvoimien logistiikkalaitokseen, eikä Palkeet-palvelukeskukseen, kuten valtionhallinnon Kieku-hanke edellyttää.

Havainnoinnin perusteella oli jo olemassa käsitys kehitettävistä asioista. Kysely tuki havainnointia, ja tärkeimmiksi kehitettäviksi asioiksi osoittautuivat tiedottamisen ja ohjeistuksen lisääminen sekä kouluttaminen. Joukko-osastojen vastuu ja tehtävät käyttöomaisuusprosessissa kaipasivat myös selkeyttämistä. Inventointiin haluttiin ohjeistusta ja ennen kaikkea toivottiin raporttia joukko-osaston hallinnassa olevista käyttöomaisuusyksiköistä.

Tulokset osoittivat, että sähköpostilla tapahtuvaa tiedottamista tulee lisätä. Riittävän koulutuksen takaamiseksi koulutuksia on järkevää järjestää toimialojen seminaarien tai muiden ajankohtaispäivien yhteydessä. Näissä tilaisuuksissa voidaan käsitellä myös vastuun- ja tehtävänjakoa. Opinnäytetyössä kehitettiin myös menetelmä, jonka avulla käyttöomaisuussaldoraportit saadaan joukko-osastokohtaisina. Käyttöomaisuuden inventointiin liittynyt ongelma ratkesi, kun käyttöomaisuusyksikölle liitettiin haltijakoodi.

The Finnish Defence Forces Logistics Command and the Defence Forces Shared Services Centre became operational on 1 January 2015. The Shared Services Centre organizes internal support services for the Defence Forces. The Defence Forces Logistics Command is responsible for the materiel procurements and acquisitions of the Defence Forces, the provision of health care, the environmental matters and facilities management. The armaments and materiel of the Defence Forces is also owned by the Logistics Command. The management of fixed assets was centralized to the Logistics Command as well. This differs from the plan of implementing the Kieku IT-system at agencies and institutions. Since the Logistics Command was established more than a year ago, the time was right to study the state of fixed assets management.

The objective of this study was to find out how the management of fixed assets has been instructed at the agencies and institutions in Finland. The purpose of this thesis was to examine how the establishment and inventory of fixed assets could be developed in the new operational environment. Information on satisfaction with the operational models and communication was also collected.

The data were collected by conducting a survey and by observing the financial managers and procurement personnel in the Finnish Defence Forces. The electronic questionnaire was executed with Google Forms service. The answers were also collected and organized with Google Forms. The response rate of the survey was 18.9%, since 25 out of 132 answered. The survey results supported the observation of the matters to be developed. The key issues were to increase informing and guidance as well as sufficient training. The responsibilities and tasks of a brigade-level unit needed clarification in the fixed assets process. The inventory should be instructed clearly. Above all, the troops requested a report on their own property units.

The results of the survey indicated that a seminar or info days would be the best environment for sharing information and training. A seminar would also provide an opportunity to discuss the responsibilities between troops and the Logistics Command. This study generated a method to create a report, which includes all the units of fixed assets of a brigade-level unit.