Matka- ja kulujenhallintaohjelmiston tehostamisella kohti kustannussäästöjä

Abstract

Tutkimusongelmana oli selvittää Visma Enterprise Oy:n SaaS-palveluna toimittaman M2 -matka- ja kulujenhallintaohjelmiston käytettävyyttä ja nykyisten prosessin toimivuutta Helen-konsernissa. Tutkimustuloksia oli tarkoitus pystyä hyödyntämään prosessien kehittämiseen ja järjestelmän toiminnallisuuksien parantamiseen. Tavoitteena oli löytää kehityskohteita, joiden toteuttamisella saataisiin aikaan aidosti kustannussäästöjä. Yksi erikseen mainittava tällainen kehityskohde oli tarkastella M2-mobiiliratkaisun hyödynnettävyyttä.

Tutkimus käsitti matkanhallintaprosessiin liittyvät työvälineet ja – vaiheet, kulu- ja kilometriveloitusten toimintatavat sekä luottokorttitapahtumien käsittelyyn liittyvät tehtävät. Näitä työvaiheita tutkimalla oli tarkoitus löytää kehityskohteita, joiden avulla voitaisiin saada M2-järjestelmä kokonaisuudessaan tehokkaampaan käyttöön, parannettua siihen liittyviä prosesseja sekä pyrkiä hyödyntämään tehokkaasti M2-mobiiliratkaisua työasemaversion rinnalla.

Valitsin kehittämiskohteen lähestymistavaksi konstruktiivisen tutkimuksen, koska se soveltui parhaiten tällaiseen tutkimukseen. Tarkoitus oli löytää kehityskohteita nykyisistä prosesseista ja M2-järjestelmästä. Näistä kehityskohteista luotiin tutkimustulosten perusteella kehityshankkeita, joita lähdettiin viemään eteenpäin jo tutkimuksen toisen vaiheen aikana. Kehittämiskohteen tutkiminen vaati M2-järjestelmän hyvää tuntemista, nykyisten prosessien analysointia ja järjestelmän potentiaalin hyödyntämisen arviointia.

Tutkimus toteutettiin kaksivaiheisesti. Ensimmäisessä vaiheessa suurelle joukolle tehdyn käyttäjäkyselyn avulla saatiin näkemykset M2-järjestelmän ja prosessien toimivuudesta sekä arvio mobiiliratkaisun hyödynnettävyydestä eri toiminnallisuuksiin. Toisessa vaiheessa syvennettiin näitä näkemyksiä ryhmä- ja henkilöhaastatteluiden avulla.

Tehdyn kaksivaiheisen tutkimuksen perusteella kehityskohteiksi nostettiin seuraavat asiat / tehtävät, joiden toteuttamisella on mahdollista saada aikaan kustannussäästöjä organisaation eri tasoilla tehostuneina työtapoina: 1) Ohjeistuksen parantaminen 2) Prosessitietämyksen lisääminen 3) Järjestelmän muutosmahdollisuuksien selvittäminen 4) M2-mobiiliratkaisun käyttöönottaminen

The research problem was to find out the usability of M2 - travel and expense management software provided as SaaS-service by Visma Enterprise Ltd. and the functionality of the current processes in Helen Group. The research results were planned to be utilized for the development of processes and improvement of the system functionalities. The aim was to identify development areas which as carried out would provide real cost savings. One of the worth mentioning development targets was to study the usability of the M2 mobile solution.

The research comprised by tools and stages of the travel and expense management process, the practices of charging the expense- and kilometer allowances as well as credit card transaction processing tasks. By studying these stages the goal was to find development targets that could be used to get the M2 system in its entirety to more efficient use, to improve the related processes and to be able to get the M2 mobile solution to efficient use alongside with the desktop version.

I chose a constructive approach to this research as it suited the best for such study. The purpose was to identify development areas of existing processes and the M2 system. Based on these development areas there were created new research development projects, which were started to push forward already during the second phase of the research. To study this development area required a good knowledge of the M2 system, analyzing the existing processes and assessing the possibilities of exploitation of the potentials in the system.

The study was conducted in two phases. On the first stage, a large user survey was carried out that provided views of the functionality of the M2 system and its processes as well as the estimation of the exploitability of the mobile solution in different functionalities. On the second stage these views were focused on with group and personal interviews.

Based on this two phase research there were raised as development targets the following issues / tasks, with which is possible to achieve cost savings at different levels of the organization as more efficient work methods: 1) The improvement of the guidance 2) Increasing the knowledge of the processes 3) To determine the possibilities of change in the system 4) The implementation of the M2 mobile solution