Toimintatavan muutos henkilöstön näkökulmasta : Case: Ostotilausprosessin muutos manuaalisesta ohjattuun työnkulkuun

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää kohdeyrityksen toimintatapaan liittyvä muutos ja miten muutos toteutetaan henkilöstön näkemykset huomioiden. Työn tavoitteena oli selvittää ne tekijät, jotka tekevät henkilöstön mielestä muutoksesta onnistuneen ja mitä toimenpiteitä tulee tehdä ja huomioida, jotta muutoksella olisi edellytykset onnistua.

Työn teoriaosuudessa perehdyttiin muutokseen niin organisaatio- kuin yksilötasolla. Organisaatiotasolla huomio keskitetään usein teknisiin ratkaisuihin ja muutoksen valmisteluun vain organisaation tarpeet huomioiden vaikka muutokset toteutuvat ihmisten välityksellä. Yksilötason teoriaosuudessa käsitellään yksilön sopeutumista muutokseen, muutosvastarintaa, kommunikaatiota ja viestintää.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvantitatiivista kyselytutkimusta, joka toteutettiin Webropol-kyselytyökalulla. Tutkimus suoritettiin kokonaistutkimuksena, ja kyselylinkki lähetettiin osallistujille sähköpostitse 31.8.2016.

Tutkimuksen tuloksien perusteella voitiin todeta, että henkilöstön näkökulmasta onnistuneen muutoksen takaa, että toteutettava toimintatavan muutos on käytössä hyödyllinen, ja se helpottaa ja nopeuttaa työskentelyä. Muutosprosessissa on tärkeää huolellinen valmistelu ja suunnittelu sekä henkilöstön osallistaminen mukaan muutokseen. Muutosviestinnän tulee olla avointa, selkeää ja jatkuvaa. Muutoksen tarkoitus tulee perustella ja kertoa miten muutos vaikuttaa yksilön asemaan tai tehtävään. Muutoksen käyttöönotossa tärkeää on hyvä perehdytys ja riittävä opastus uuteen toimintatapaan.

Keinot onnistuneeseen muutokseen löytyvät yhdistämällä organisaatio- ja yksilötason muutosteorioita, ja ymmärtämällä, että muutos ei tapahdu itsestään. Muutokset tapahtuvat ihmisten välityksellä, ja ihmisten tunteet vaikuttavat muutokseen.

The subject of this thesis is an operative model change in the case organization and the implementation of the change in a personnel oriented way. The purpose of the thesis was to find out the key factors, which guarantee a successful change from the personnel point of view, and what actions should be taken into consideration for the successful change in the organization.

The theory section is an overview of what change means in the organizational as well as individual level. Too often the focus in organizational changes is on the technical solutions and human needs and emotions are disregarded. The theoretical part of this thesis gives an insight into how individuals experience the change, how they adapt to it, how resistance to change emerges and how people receive messages emotionally and rationally.

The research method was a quantitative survey, and it was implemented in September 2016. The research result indicates that from the personnel point of view the change is successful, if the new operative model makes the work easier and faster. It is also important that the change is prepared and planned carefully and that the personnel have the opportunity to participate in planning the change. Change communication should be open and the purpose and need of the change should be clear for all. The introduction of a new model of operation requires that users are well trained for the new model.

Keys for a successful change can be found in a combination of organizational and individual change theories and in understanding that change does not happen by itself. Changes happen through the people and these people have feelings that can affect the change.