Infratek-konsernin alihankintaprosessi

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli tehdä alihankintaprosessi Infratek Finland Osakeyhtiölle.

Infratek ASA on norjalainen yritys. Infratek ASA on konserni, joka toimii Norjassa, Ruotsissa ja Suomessa. Infratek Finland Osakeyhtiö on Infratek ASA -konsernin tytäryhtiöt. Infratek-konsernin omistaa Tritonin hallinnoima pääomarahasto.

Infratek-konserni hankkii alihankintana suunnittelu-, rakennus- sekä asennustoimituksia. Alihankintana hankitaan töitä, jotka eivät kuulu omaan osaamiseen sekä ulkoistetaan töitä, joissa Infratek-konserni ei ole kilpailukykyinen.

Opinnäytetyö aloitettiin vuonna 2012 ja omistaja- sekä organisaatiouudistusten myötä tavoitteet sekä sisältö muuttui kolme kertaa. Viimeisimmän organisaatiouudistuksen jälkeen opinnäytetyö aloitettiin melkein alusta. Ensimmäiseksi pidettiin brainstorming johdon vaatimusten ja toiveiden selkeyttämiseksi opinnäytetyön osalta.

Brainstorming-kokoontumisessa sovittiin, että pidetään sisäinen ja ulkoinen benchmarking. Lisäksi alihankintaprosessin piti sopia Infratek-konsernin nykyiseen toimintajärjestelmään. Vaatimuksena alihankintaprosessille oli myös se, että siitä ei tule liian raskasta ja monimutkaista.

Infratek-konsernissa on käytössä Gaia-niminen dokumenttien hallintajärjestelmä, jossa on esitetty visuaalisesti prosessit ja listalla on prosessiin liittyvät dokumentit. Infratek-konsernissa on käytössä myös Process model -prosessien ohjausjärjestelmä. Gaia ja Process model ovat päällekkäisiä järjestelmiä ja ajatuksena on ollut, että Gaia jää pois käytöstä.

Ulkoinen benchmarking oli tarkoitus tehdä samalla toimialalla toimivassa yrityksessä, mutta se ei valitettavasti onnistunut Siemens Osakeyhtiön kieltäydyttyä benchmarking-tapaamisesta vedoten kilpailutilanteeseen. Rakennusala on hyvin paljon saman tyyppinen kuin Infratek-konsernin projektitoiminta. Siitä syystä ulkoinen benchmarking valittiin tehtäväksi Kreate Osakeyhtiön kanssa. Kreate Osakeyhtiöllä oli alkamassa projekti, jossa heidän tarkoituksena oli luoda yhtenäinen hankintaprosessi yritykseen. Näin molemmat hyötyivät benchmarking-tapaamisesta.

Sisäinen benchmarking pidettiin Infratek-konsernin hankintaan osallistuvien hankintahenkilöstön edustajien kanssa sekä yhden suomalaisen projektipäällikön kanssa yhteisenä tilaisuutena. Tilaisuuksia oli yhteensä kuusi kappaletta.

Sisäisen bencmarkingin tuloksena syntyi alihankintaprosessin päivitys. Gaia-järjestelmään päivitettiin prosessikaaviot sekä Procurement Manual -hankintaohje. Procurement toolkit lisättiin Gaia-järjestelmään ja Process Model -järjestelmään annettiin ohjeet päivityksen tekemiseen.

The subject of this thesis was to create and define a subcontracting procurement process for Infratek Finland Osakeyhtiö.

Infratek is a Norwegian limited liability company operating in Norway, Sweden and Finland. Infratek is owned by capital investment fund management company, Triton.

Infratek subcontracts engineering, construction and installation services. Services that are not part of Infratek’s core business as well as services in which Infratek is not presently competitive in terms of cost are subcontracted.

Work on this thesis commenced in 2012. Since then, the aim and content of the thesis changed three times due to changes in Infratek’s ownership and organization. In fact, after the latest organization change in Infratek, the work on the thesis was started from the very beginning. As a first step of the thesis work, a brainstorming session to define the hopes and needs of Infrateks’s management was held.

During brainstorming it was agreed to carry out both, an internal and an external bench marking on subject matter. Moreover, the it was agreed that the subcontracting procurement process should reflect the current practices within Infratek as well as to be not too complex nor hard to handle.

Infratek uses a document management system called Gaia. The process flows are presented visually and related documents listed within Gaia. For the same purpose Infratek also uses Process Model process control system in parallel with Gaia. Intention is that Gaia will be decommissioned in near future.

External bench marking was supposed to be carried out in a company operating in same line of business with Infratek. Unfortunately, this failed with Siemens Osakeyhtiö as they declined due to competition between the two companies. Civil construction business, on the other hand reflects Infratek’s project business to great extent. Therefore, a civil construction company, Kreate Osakeyhtiö was chosen for external bench marking. At the time, Kreate Osakeyhtiö was in verge of creating a common procurement process for the company, hence both companies benefit from the benchmarking.

Internal bench marking was carried out jointly with representatives from Infratek’s procurement personnel and a project manager from Finland. Altogether six joint events were held.

As a result of internal bench marking Infratek’s subcontracting procurement process was up-dated. Gaia was up-dated with process flow diagrams and with a Procurement Handbook. In addition, Gaia was appended with Procurement Toolkit and IT department was instructed to update Process Model accordingly.