Sopimustenhallinta tietohallinnon voimavarana

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksen oli luoda Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin tietohallinnolle sopimustenhallinnan toimintamalli. Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiri tuottaa alueelleen erikoissairaanhoidonpalveluja ja tietohallinto toimii organisaation tukipalveluissa. Työn tavoitteena oli luoda sopimustenhallinnan toimintamalli ja metatietojen täyttämiseen liittyvä ohjeistus sähköiseen sopimustenhallintaohjelmaan.

Työ jaettiin teoreettiseen sekä käytännön osuuteen. Teoriaosuudessa käytiin läpi yleisiä sopimustenhallintaan liittyviä käsitteitä ja organisaatiossa käytössä olevia sähköisiä sopimustenhallintaohjelmia. Lisäksi opinnäytetyössä selvitettiin, miten arkistonmuodostussuunnitelma vaikuttaa sopimustenhallintaan ja mitä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa. Opinnäytetyön käytännön osuus muodostui teemahaastatteluista ja tietohallinnon sopimustenhallinnan prosessikuvauksesta. Opinnäytetyössä haastateltiin tietohallinnon ja kirjaamon keskeisiä toimijoita, jotka työskentelevät tietohallintoon liittyvien sopimusten parissa. Haastattelut käsiteltiin sisällön analyysillä ja niiden kautta saatiin selville sopimustenhallinnan nykytilaan liittyvät ongelmat ja tulevaisuuden jatkokehittämisehdotukset. Opinnäytetyön seuraavassa vaiheessa kuvattiin tietohallinnon sopimustenkulun tavoitetila ja ohjeistettiin metatietojen täyttäminen organisaation käytössä olevaan sopimustenhallintaohjelmaan.

Opinnäytetyön lopputuloksena laadittiin sopimustenhallinnan toimintamalli Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin tietohallinnon käyttöön. Tämän lisäksi syntyi kehitysehdotuksia, joiden avulla Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin tietohallinnon on mahdollista tehostaa sopimustenhallintaansa

The objective of the thesis was to create a contract management-processing plan for the information management department of the Kanta-Häme hospital district. The Kanta-Häme hospital produces special healthcare services for its own region and the information management department works inside the support department. The goal of the thesis was to create an approach management plan for contract management and instructions for filling meta-information on to the electronic contract management program.

The thesis was divided into the theoretical and practical parts. The theoretical part deals with the general concepts of contract management and electronic contract management. In addition, the thesis finds out how archive formation plan affects the management of contracts and what the electronic signature means. The practical part of the thesis consists of theme interviews and the process description. The key players in the information management department and in the registry were interviewed. The interviews were handled with content analysis which brought up the problems and further development proposals related to the current contract management process. The next stage of the thesis described the target status of the information management agreements, and gave guidelines for the fulfillment of metadata Tweb program.

The result of the thesis was drafted contract management approach to the Kanta-Häme Hospital use of information management. In addition to this, the thesis developed proposals to help Kanta-Häme Hospital District possibly enhance their data management control over contracts.