Taloushallinnon toimintojen kehittäminen : ulkoistamistarpeen kartoitus Siirtolaisuusinstituutissa
Ruhanto-Heinilä, Milja (2016)
Ruhanto-Heinilä, Milja
Turun ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016121320100
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016121320100
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää miten toimeksiantaja voisi tehostaa taloushallintoaan sen perustehtävien osalta ulkoistamisen ja sähköisen taloushallinnon avulla. Toimeksiantajan strategiaan on kirjattu tavoite kohdentaa voimavaroja ydintoimintoihin.
Työn teoriaosassa käsitellään kahta teemaa: ulkoistusta ja sähköistä taloushallintoa. Ulkoistamisen osalta käsitellään ulkoistamisen syitä ja tavoitteita, ulkoistamisprosessia ja taloushallintoa ulkoistuskohteena. Sähköisen taloushallinnon kappaleessa käsitellään sähköisen ja digitaalisen taloushallinnon käsitteellistä eroa, sähköisen taloushallinnon kehittämistä ja taloushallinnon osatoimintoja sähköisinä. Työn teoriapohja on saatu aiheita käsittelevästä kirjallisuudesta, julkaisuista ja artikkeleista. Työ on tehty käyttäen kvalitatiivista menetelmää. Empiirisessä osassa aihetta käsitellään toimeksiantajan näkökulmasta; miten työt on järjestetty tällä hetkellä ja miten niitä voisi kehittää ulkoistamisen ja sähköisen taloushallinnon avulla. Tiedot on saatu toimeksiantajan julkisista dokumenteista, verkkosivuilta sekä toimeksiantajan taloushallinnon tehtäviä hoitavalta taloushallinnon assistentilta.
Ulkoistamisella tarkoitetaan toimintaa jossa osa tai kaikki tietyistä toiminnoista siirretään palveluntarjoajalle. Taloushallinnon laajamittaisempi ulkoistaminen on alkanut Suomessa 2000-luvulla. Yleisimmin taloushallinnosta ulkoistetaan osatoimintoja kuten kirjanpito tai palkkahallinto. Vuosituhannen vaihteessa verkkolaskutuksen uskottiin mahdollistavan nopean sähköistymisen ja digitalisoitumisen. Odotettua hitaammasta kehityksestä huolimatta uudet käytännöt ovat koko ajan tasaisesti kasvaneet ja halukkuus käyttää pilvipalveluita on kasvanut 2010-luvulla. Sähköinen ja digitaalinen taloushallinto ovat molemmat prosesseja, joissa digitaalisessa muodossa olevan taloushallinnon materiaalin avulla pyritään poistamaan päällekkäiset käsittelykerrat.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että toimeksiantajan strategiaan kirjattu tavoite keskittää toimintaa ydintoimintoihin antaa perustellusti aiheen taloushallinnollisten perustöiden ulkoistamiselle. Tällöin vapautuvia resursseja pystyttäisiin kohdentamaan paremmin organisaation erityis-osaamista vaativiin ydintoimintoihin. Kirjanpidon ulkoistamisella saavutettaisiin teknologiaetu, kun palveluntarjoajan käyttämät sähköiset palvelut saataisiin käyttöön. Käytettävä ohjelmisto voitaisiin vaihtaa tilitoimiston tarjoamaan selainpohjaiseen sovellukseen. Tämä lisäisi työn joustavuutta ja taloushallinnon ajantasaisuutta.
Työn teoriaosassa käsitellään kahta teemaa: ulkoistusta ja sähköistä taloushallintoa. Ulkoistamisen osalta käsitellään ulkoistamisen syitä ja tavoitteita, ulkoistamisprosessia ja taloushallintoa ulkoistuskohteena. Sähköisen taloushallinnon kappaleessa käsitellään sähköisen ja digitaalisen taloushallinnon käsitteellistä eroa, sähköisen taloushallinnon kehittämistä ja taloushallinnon osatoimintoja sähköisinä. Työn teoriapohja on saatu aiheita käsittelevästä kirjallisuudesta, julkaisuista ja artikkeleista. Työ on tehty käyttäen kvalitatiivista menetelmää. Empiirisessä osassa aihetta käsitellään toimeksiantajan näkökulmasta; miten työt on järjestetty tällä hetkellä ja miten niitä voisi kehittää ulkoistamisen ja sähköisen taloushallinnon avulla. Tiedot on saatu toimeksiantajan julkisista dokumenteista, verkkosivuilta sekä toimeksiantajan taloushallinnon tehtäviä hoitavalta taloushallinnon assistentilta.
Ulkoistamisella tarkoitetaan toimintaa jossa osa tai kaikki tietyistä toiminnoista siirretään palveluntarjoajalle. Taloushallinnon laajamittaisempi ulkoistaminen on alkanut Suomessa 2000-luvulla. Yleisimmin taloushallinnosta ulkoistetaan osatoimintoja kuten kirjanpito tai palkkahallinto. Vuosituhannen vaihteessa verkkolaskutuksen uskottiin mahdollistavan nopean sähköistymisen ja digitalisoitumisen. Odotettua hitaammasta kehityksestä huolimatta uudet käytännöt ovat koko ajan tasaisesti kasvaneet ja halukkuus käyttää pilvipalveluita on kasvanut 2010-luvulla. Sähköinen ja digitaalinen taloushallinto ovat molemmat prosesseja, joissa digitaalisessa muodossa olevan taloushallinnon materiaalin avulla pyritään poistamaan päällekkäiset käsittelykerrat.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että toimeksiantajan strategiaan kirjattu tavoite keskittää toimintaa ydintoimintoihin antaa perustellusti aiheen taloushallinnollisten perustöiden ulkoistamiselle. Tällöin vapautuvia resursseja pystyttäisiin kohdentamaan paremmin organisaation erityis-osaamista vaativiin ydintoimintoihin. Kirjanpidon ulkoistamisella saavutettaisiin teknologiaetu, kun palveluntarjoajan käyttämät sähköiset palvelut saataisiin käyttöön. Käytettävä ohjelmisto voitaisiin vaihtaa tilitoimiston tarjoamaan selainpohjaiseen sovellukseen. Tämä lisäisi työn joustavuutta ja taloushallinnon ajantasaisuutta.