Suunnitelma yrityksen siirtämiseen ajasta ja paikasta riippumattomaan työntekoon : Case: Hämeen Yrittäjät Ry

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa toimeksiantajalle suunnitelma, jonka avulla lähdetään toteuttamaan uutta intranet-järjestelmää. Tulevan intranet-järjestelmän tarkoituksena on myös tukea ajasta ja paikasta riip-pumatonta työtä ja samalla pitää yrityksen sisäiset tiedostot saatavilla verkon yli. Intranet-järjestelmää valitessa täytyi pitää mielessä yhteistyö-kumppaneiden ja asiakkaiden yleisimmät työkalut, jotta toimeksiantajan työkalut olisivat mahdollisimman yhteensopivia. Verrattavia järjestelmiä etsiessä piti suosia niitä, jotka tarjoavat isompaa kokonaisuutta kuin pelkän tilan intranetille ja sen tiedostoille. Näin ollen vertailuun pääsivät kaksi suosituinta järjestelmää, Microsoft Office 365 ja Google Apps for Work.

Opinnäytetyötä tehdessä lähteinä käytettiin useita verkkolähteitä, joiden mukana on tutkimuksia etätyöstä sekä muuten tarpeellista tietoa etätyön mahdollistamisesta ja järjestelmien sisältämistä työkaluista. Opinnäytetyön tutkimusongelmina olivat: mikä olisi uusi, järkevä järjestelmä toimeksiantajalle ja mitä pitäisi ottaa huomioon ajasta ja paikasta riippumattoman työn käyttöönotossa. Tutkimusmenetelmänä käytettiin vertailevaa tutkimusta. Lopputuloksia verrattiin pohtien nykyisiin työmenetelmiin, jotta työntekijöillä olisi mahdollisimman vähän uutta opeteltavaa uusiin työtapoihin siirryttäessä. Käytännön osuutta opinnäytetyössä ei varsinaisesti ole, lopputulemana on vain tämä suunnitelma, jonka perusteella uusia järjestelmiä aletaan ottaa käyttöön. Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajalle ehdotetaan uudeksi järjestelmäksi Microsoftin Office 365 -järjestelmää. Työntekijöille nykyisin tutut työkalut ovat pääosin Microsoftin ohjelmistoja, joten uuden opettelu on pyritty minimoimaan.

The purpose of the thesis was to make a plan to help an employer to produce a new intranet system. The forthcoming intranet is also supposed to endorse telecommuting not dependent on time or location and keep the employer’s files reachable through Internet. While choosing the new intranet system, it was mandatory to keep in mind which kind of tools and systems are used at associates and at clients, so that the employer’s systems are as compatible as possible with them. Preferable systems to compare were those systems that offer more tools to use than those that offer only a space for the intranet system and for the employer’s files. Therefore, two of the most common systems were compared. Compared systems were Microsoft Office 365 and Google Apps for Work.

While making this thesis, multiple online sources were used that contain research regarding telecommuting, other useful knowledge about telecommuting and the tools and features that the systems provide. Research problems for this thesis were which system would be the best choice for the employer and what should be considered while implementing work not dependent on time or location. The research method used in the the-sis was comparative research, the results were compared to present work methods so that the employees would have as little as possible to learn in the new system and tools. The thesis does not include a practical outcome, there is only the plan the purpose of which is to help the employer on implementing the new system. The recommendation of this thesis is that the employer chooses Microsoft Office 365 over Google Apps for Work, to be their new system. Currently used tools are mainly made by Microsoft so the employees don’t have to study as much as with a completely new system.