Strategisen muutoksen aikaansaaminen liiketoiminnan ja ICT:n yhteensovittamisen, kokonaisarkkitehtuurin ja tietojohtamisen avulla

Abstract

Opinnäytetyömme lähtökohtana on kiinnostuksemme muutokseen ja sen johtamiseen sekä kokonaisarkkitehtuuriin ja tietojohtamiseen johdon työkaluna. Muutos on alati läsnä niin työ-, kuin yksityiselämässämme, mutta usein emme jää pohtimaan, mitä muutos on ja miten organisaation kehittämisessä muutosta tulisi johtaa. Kokonaisarkkitehtuuri, tai yritysarkkitehtuuri, kuten sitä liikemaailmassa usein kutsutaan, yleensä mielletään IT-lähtöiseksi ja IT:n asiaksi. Kuitenkin kokonaisarkkitehtuuri tarjoaa näkymän koko organisaation toimintaan, rakenteisiin ja organisaation tietoon. Elämme tietoyhteiskunnassa, tiedon saanti ei ole ongelma vaan tiedon jäsentäminen ja olennaisen tiedon erottaminen, luominen ja yhdistäminen ja käyttäminen.

Opinnäytetyössä tutkimme muutosteorioita ja muutoksen johtamista. Organisaation muutos lähtee strategisista tavoitteista, tutkimme myös strategian käsitettä ja strategista johtamista. Kokonaisarkkitehtuurin historiallisesta taustasta johtuen, ja koska kokonaisarkkitehtuuri kytkee ICT osaksi organisaation johtamisjärjestelmää, on luonnollista, että opinnäytetyössämme sisältää katsauksen ICT:n ja liiketoiminnan strategiseen yhteensovittamiseen. Sen kuvaamisessa käytetään hyväksi Hendersonin ja Venkatramanin luomaa mallia. ICT:n johtamisen osa-alueessa tarkastelun kohteena on ICT:n rooli liiketoiminnassa ja hyvän tietohallintotavan käsite.

Kokonaisarkkitehtuurin tarkastelu tapahtuu neljällä tavalla, kokonaisarkkitehtuuri käsitteenä, sen määritelmät, tavoiteltavat hyödyt sekä neljäntenä kriittiset menestystekijät kokonaisarkkitehtuurityössä. Tarkastelussa käy ilmi, että kokonaisarkkitehtuurin määritelmät ovat pääosin kokonaisvaltaisia ja kattavat myös strategian, liiketoiminta- ja päätöksenteko- sekä tietojohtamisen näkökulman, mutta esimerkiksi hyvä tietohallintotapa ja varsinkin siihen liittyvä tunnettu ja laajasti käytetty viitekehys COBIT sijoittavat kokonaisarkkitehtuurin ICT:n johtamisen kontekstiin.

Tietojohtamisen osuudessa tutkimme, miten tiedosta luodaan arvoa, millaisesta tiedosta arvoa luodaan ja millaista arvoa halutaan luoda. Se on suppeimmillaan hiljaisen tiedon saattamista näkyväksi ja sen johtamista. Laajasti käsiteltynä tietojohtaminen sisältää tiedon, taidon, osaamisen ja viestinnän, viisaan ja taitavan hallinnoinnin ja tavoitteellisen johtamisen. Tiedolla johtaminen painottaa, miten organisaatio hyödyntää ja jalostaa tietoa toimintansa johtamisessa. Tiedon johtaminen viittaa organisaation oppimiseen ja uuden tiedon luontiin. Tällöin tieto ja tietäminen ovat johtamisen kohteina.

Empiriaosuudessa luomme ensin katsauksen kohdeyrityksen muutoshistoriaan sekä meneillään olevaan strategiseen muutokseen. Haastattelut on toteutettu teemahaastatteluina kahtena kokonaisuutena, pilottihaastatteluun, jossa testasimme kysymystenasettelua ja valitsemaamme näkökulmaa. Toisessa kokonaisuudessa haastattelimme kattavasti kohdeyrityksen johdon, heidän näkemyksensä muutoksesta ja sen johtamisesta, sekä miten he näkevät kokonaisarkkitehtuurin ja tietojohtamisen merkityksen strategisen muutoksen ja organisaation johtamisessa.

Our thesis is founded on the interest in change and its management as well as Enterprise Architecture (EA) and Knowledge Management (KM) as managing tools. Change is constantly present in our work as well as in our personal lives but often we do not consider what change is, and in what manner should this change be managed when the organization is being developed. EA is generally understood to be IT-based and a matter of IT. However, enterprise architecture offers a view to the overall operations, structures and knowledge of an organization. We live in an information society, where availability of information does not pose a challenge but the structuring of any given information, finding relevance within information and the creation, connection and the use of any given information available. This thesis researches change theory and the change management. Change in an organization begins from strategic goals and the concept of Strategy and Strategic Management will be researched. Due to the history of EA and because it is linked to ICT as part of the organization management faculties this thesis will include a brief overview into ICT and Business Strategic Alignment. For this purpose, the Henderson and Venkatraman model will be used. The role of ICT in business and ICT governance will be the focus in our research when looking into ICT management. Reviewing of EA will be divided into four stages in which the concept, definitions, attainable gains and critical success factors of EA and EA-work will be discussed. The review will show that definitions of EA are mainly comprehensive and cover the strategy, perspectives of business, decisionmaking and KM. However, the concept of KM and the well-known COBIT framework places EA in the context of ICT management. In the section of KM, we will research how value is created from information, from what kind of information value is found and what kind of value is desired. In its narrowest form, tacit knowledge is transformed explicit and brings to light its management. When more widely addressed KM will entail knowledge, skills, competences, communication and wisdom, and skilled governance and targeted management. Management with knowledge underlines how the organization makes full use and processes information for operational management. KM refers to the learning of the organization and creation of new information. Thus, information and knowledge are the targets of management. In the empirical part, we will briefly discuss the change history of the target company and the ongoing strategic change. Interviews took place as two assembled theme interviews for a pilot interview in which placement of questions and our chosen perspective were tested. In the other assembly, the target company’s managers, their visions of change and its management as well as how they view EA and the significance of KM in strategic change and organizational leadership was comprehensively covered during the interviews.