Henkilötietojen käsittely vakuutustoiminnassa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää vakuutusyhtiön työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön tuntemusta ja sitä, olisiko aiheesta tarpeen järjestää lisäkoulutusta. Tutkimus suunnattiin toimeksiantajana toimivan vakuutusyhtiön asiakaspalvelutyöntekijöihin: sekä työsuhteisiin palveluneuvojiin että itsenäisenä yrittäjänä toimiviin vakuutusedustajiin. Tavoitteena oli myös saada selville aiheita, joita mahdollisessa lisäkoulutuksessa tulisi käsitellä.

Näitä kysymyksiä selvitettiin kvantitatiivisella menetelmällä. Tutkimus toteutettiin kyselylomakkeen muodossa. Opinnäytetyön teoriaosuudessa pyrittiin käymään henkilötietolainsäädäntöä keskeisiltä osin läpi vakuutustoiminnan näkökulmasta.

Kyselyyn saatujen vastausten perusteella toimeksiantajayrityksen työntekijät tuntevat henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön kohtalaisesti. Vakuutusedustajat pitivät omaa tietämystään parempana kuin palveluneuvojat. Vähemmän aikaa työskennelleet vastaajat kokivat tietämyksensä paremmaksi kuin kauemmin työskennelleet. Vastauksissa tuli esille henkilötietojen käsittelyyn liittyviä ongelmatilanteita, joita työntekijät kohtaavat. Näitä voidaan hyödyntää, kun toimeksiantajayrityksessä suunnitellaan työntekijöiden koulutuksen kehittämistä.

Vakuutustoimintaan kuuluu keskeisenä osana henkilötietojen käsittely. Käsiteltävät tiedot sisältävät myös arkaluonteisia tietoja, kuten asiakkaiden terveydentilaan liittyviä tietoja. Henkilötietojen suojan merkitys kasvaa yhä suuremmaksi teknologisen kehityksen myötä. Näistä syistä vakuutusyhtiön on tärkeää huolehtia, että työntekijöillä on riittävä lainsäädännön tuntemus. Opinnäytetyössä saatujen tietojen perusteella asioiden kertaukselle voisi olla toimeksiantajayhtiössä tarvetta, erityisesti palveluneuvojien ja yli viisi vuotta työskennelleiden asiakaspalvelutyöntekijöiden keskuudessa.

The aim of this thesis was to study the legislative knowledge about personal data processing of an insurance company’s employees and to find out if there is a need to organize further training in this subject. The study was targeted at the customer service personnel of the insurance company acting as the commissioner of this thesis. The study targeted both the service advisors who are in an employment relationship with the insurance company and the insurance agents operating as independent entrepreneurs. The thesis also intended to get information about subjects that could be addressed in such further training.

These questions were researched by using quantitative methods. The study was carried out as a survey. In the theoretical part of this thesis the central personal data related legislation was reviewed from an insurance standpoint.

Based on the survey answers the employees of the insurance company know the personal data legislation moderately. The insurance agents considered their knowledge better than the service advisors. Employees that had worked for a shorter period of time evaluated their knowledge better than longer-term employees. The answers brought forth some problematic situations related to personal data processing. These can be taken advantage of when planning the developing of employee training in the insurance company.

Processing of personal data is involved centrally in insurance. The data being processed includes sensitive personal data such as information concerning health. Personal data protection is becoming increasingly relevant due to technological development. Therefore it is important for an insurance company to make sure that employees have a sufficient knowledge of the legislation. Based on the information gained in this thesis there seems to be a need to revise the subject in the commissioner insurance company; particularly among service advisors and those who have been working for more than five years.