Asiakastietojärjestelmän kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli liiketoimintakriittisen perustiedon hallinta uuden asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Työlle oli tarvetta, sillä organisaation liiketoiminnassa oli tapahtunut lukuisia muutoksia 2000-luvulla, ja uuden järjestelmän käyttöönottovaihe olisi ihanteellinen ajankohta ottaa nämä muutokset käyttöön myös tämän hetkiseen tietokantaan.

Työ aloitettiin määrittelemällä uudelleen, kuka on organisaation asiakas. Asiakkuuksien lisäksi perustiedon piiriin lukeutuvat myös asennettu konekanta sekä järjestelmäintegraatio tuotannonohjausjärjestelmän kanssa. Projektiaikataulu oli hyvin tiukka johtuen edellisen järjestelmän alasajoaikataulusta.

Hyvin pian projektin käynnistyttyä oli käynyt selväksi, että suunniteltu järjestelmäintegraatio tuotannonohjausjärjestelmän kanssa ei tulisi onnistumaan liian tiukan aikataulutuksen takia. Projektin aikana asiakkuudet saatiin kuntoon ja täsmäämään nykyiseen liiketoimintamalliin. Vanhan liiketoimintamallin mukaisia tietoja ei poistettu, sillä arvokasta historiatietoa ei ollut järkevää lopullisesti tuhota.

Työn tuloksena saatiin käyttöön modernimpi ja tiedoiltaan ajantasaisempi järjestelmä. Organisaation seuraava haaste tulee olemaan, kuinka se parhaiten pystyy ylläpitämään järjestelmän tietoja. Tiedon ollessa jatkuvasti muuttuvaa, sen ylläpito ei tule koskaan täysin valmiiksi.

The purpose of this thesis was to examine Master Data Management in the implementation phase of the new Customer relationship management system in Glaston Finland Oy. The implementation of the new system gave a perfect opportunity to update customer master data concerning multiple strategic changes within the organization.

The work started by redefining the customers and the potential customers of the company. Master data management of the company includes information about customers, the installed machine base by the Glaston and system integration with company’s ERP system. The project schedule was super tight due shutdown of the previous CRM system.

Soon after the project start, it was clear that the planned integration between the CRM and ERP systems was not going to happen within the project schedule. During the thesis project, definitions of customers and prospects were corrected. The data was transferred from the old CRM system to a new one. None of the data from the previous CRM system was deleted due it did not make sense to delete valuable history information. The information that was not transferred to the new CRM system was stored elsewhere.

As the result of the project the more modern and updated CRM system was launched. The best way to keep up the information will be the next challenge for the company. The information is constantly changing and therefor the need for Data management is always present.