Digitalisaatio julkisissa hankinnoissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää julkisten hankintojen digitalisaatiosta aiheutuvia osaamistarpeita ammattilaisten erikoistumiskoulutuksen suunnittelua varten. Työ tehtiin osana opetusministeriön rahoittamaa DigiERKO-hanketta ja toimeksiantajana oli Turun ammattikorkeakoulu.

Opinnäytetyön kirjoittamisprosessissa käytettiin apuna varsinkin julkisiin hankintoihin ja digitaaliseen taloushallintoon liittyvää kirjallisuutta sekä sähköisiä julkaisuja. Työn alussa käydään läpi julkisia hankintoja koskevaan lainsäädäntöön ja hankintaprosesseihin liittyvät tärkeimmät asiat. Sähköiseen hankintaan keskittyvän osan jälkeen esitellään DigiERKO-hanke, minkä jälkeen perehdytään tutkimusmenetelmiin ja -tuloksiin sekä johtopäätöksiin.

Tutkimusmenetelminä käytettiin verkkokyselyjä ja asiantuntijahaastattelua. Tärkeimmiksi osaamistarpeiksi määriteltiin seuraavat: ajattelutapojen kehittäminen ja muutosvastarinnan torjuminen, ESPD:n (European Single Procurement Document) eli yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan käyttö, hankintalain riittävä tuntemus, sähköisen huutokaupan käytön osaaminen, HILMA:n käytön osaaminen hankintayksiköissä ja tarjoajayrityksissä, sopimuksen ja hankintaprosessien hallinta, sekä myyjien vuorovaikutustaidot ja heidän kykynsä hahmottaa laajempia kokonaisuuksia markkinoilla.

The aim of this thesis was to research the competence needs that result from digitalization in public procurement for planning specialized education for professionals working in that line of business. The thesis was carried out as a part of the DigiERKO project funded by the Finnish Ministry of Education and Culture. The Turku University of Applied Sciences commissioned the thesis.

Literature and electronic publications especially on public procurement and digital financial management were utilized in the process of writing the thesis. The thesis first addresses the most important aspects of laws on public procurement, after which the processes of public procurement are described in detail. A section focused on electronic procurement and deployment of electronic tools concludes the literary research. After a further description of the DigiERKO project, the hands-on research methods are covered, followed by the results and conclusion.

Online inquiries and an interview of an expert on public procurement were applied as research methods. The most important competence needs to be covered in future education modules were defined the following: developing the ways of thinking concerning digitalization in public procurement and figuring out ways to prevent opposition of the deployment of new digital tools and processes, the use of ESPD (European Single Procurement Document), the adequate knowledge of laws on public procurement, the use of electronic auction as a procurement procedure, the use of HILMA (free electronic channel for declarations of procurement) by both public procurement departments and suppliers’ sales personnel, better control over making contracts and handling all other procurement processes, and social interaction skills for suppliers’ sales personnel and their ability to perceive a bigger picture in the public procurement market.