Palkanlaskennan kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Domus Yhtiöt Oy. Tarkoituksena oli kalustetehtaan työntekijöiden tuntitietojen keräämisen kehittäminen sekä käsin täytetyistä tunti-ilmoituksista luopuminen. Tavoitteena oli myös tuntitietojen siirtämisen automatisointi palkanlaskentaohjelmaan. Aihe tuli toimeksiantajalta, joten se oli ajankohtainen ja tärkeä yritykselle. Tuntitietojen kerääminen oli aikaa vievää, koska tietojen kerääminen ja syöttäminen palkanlaskentaohjelmaan tapahtui manuaalisesti. Työn tavoitteena oli selvittää työntekijöiden palkanlaskennan esivalmistelujen lähtötila, kuvata kehittämisprojektin muutosprosessia ja kartoittaa tuntitietojen automatisoinnin hyödyt ja riskit.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin palkkahallintoa, palkanlaskentaprosessia sekä kehittämisprosessia ja sen vaiheita. Opinnäytetyön teorian lähdemateriaalina käytettiin palkanlaskennasta kertovaa kirjallisuutta sekä palkkahallintoon keskeisesti liittyviä normeja. Tutkimusongelmana oli selvittää, miten tuntitietojen keräämistä kehitetään. Opinnäytetyö oli kehittämisprojekti ja tutkimusmenetelmäksi valittiin kvalitatiivinen toiminnallinen tutkimusmenetelmä, koska työn painotus oli muutoksen kokeilemisessa ja todentamisessa. Kehittämistyö muodostui kehitettävän kohteen lähtötilan ja muutosprosessin kuvailemisesta.

Selvisi että, palkanlaskennan alkuvalmistelussa oli lähtötilanteessa paljon manuaalista työtä ja tuntitietojen syöttäminen käsin palkanlaskentaohjelmaan vei aikaa. Tavoitteeksi asetettiin työntekijöiden työtuntien käsittelyprosessin tehostaminen. Tällä tavoiteltiin kustannussäästöjä, raportoinnin nopeutumista, laadun parantumista ja virheiden vähentymistä. Kehitysprojekti onnistui, koska palkanlaskennan esivalmistelutyön toimintatavat muuttuivat ja tehostuivat merkittävästi. Automatisointia pystyttiin hyödyntämään kehitysprojektille asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Suurimmat hyödyt tulivat esivalmisteluprosessin yksinkertaistamisesta ja manuaalisten työvaiheiden automatisoinnista. Toimintatapoja saatiin muutettua ja prosesseihin osallistuvat olivat tyytyväisiä uusiin menetelmiin.

The client of the thesis was Domus Yhtiöt Oy. The purpose of the thesis was to develop the collecting of work hours of the employees. This topic of the thesis came from the client company, so it was topical and important to the company. Payroll professionals or stakeholders had to put an enormous amount of time and effort making calculations and pour over Excel spreadsheets by hand. Manual payroll systems required calculating time clock data and hourly wages by hand, which was time-consuming. With automated payroll and timekeeping systems, time clock data can be imported directly into the payroll software. The purpose of this thesis was to find out how to develop collecting and processing work data electronically, eliminating need to work manually with data using paper or software like Excel.

The theoretical background consisted of payroll administration and payroll calculation process. This thesis was a development thesis and its research method was qualitative. The development part of this thesis aimed to find out and to describe the current payroll processing methods and also to describe the steps into automating payroll processing.

The development project was successful; payroll preparation took less time and the process was simplified. With a computerized system, the employee clocks in an out on the computer station, there is no need to use timesheets or any manual timecards. Automatic Payroll can provide updated information on the total hours worked. This saves payroll processing time pay period. When payroll functions are computerized, accuracy and efficiency can be greatly improved. A company can save money and time in their payroll operations.