Ohjeistus liikenne- ja viestintäministeriön sihteereille matkalaskujen ja -suunnitelmien sekä kuluveloitusten tekemiseen M2-järjestelmässä

Abstract

Opinnäytetyön taustana on työharjoittelu liikenne- ja viestintäministeriössä, joka on esitelty organisaatiotasolla virastoineen ja ajankohtaisine hankkeineen. Työn innoittajana on kuluveloitus- ja matkalaskuprosessien hallintaan kehitetty M2-järjestelmäratkaisu, joka on käytössä liikenne- ja viestintäministeriön matkahallinnossa. Työn tavoitteena on kehittää tekninen ja teoreettinen käyttöopas ministeriön sihteeriharjoittelijoita ja vakituisia sihteereitä ajatellen.

Matkanvaraajana ministeriössä -kappaleessa käydään läpi tilastotietoa liikenne- ja viestintäministeriön palveluosaston virkamiesten matkustamisesta sekä informaatiota valtion virkamiesten matkustamista ohjaavasta sääntelystä. Jotta M2-järjestelmää voisi käyttää tehokkaasti ja kaikkien vaatimusten mukaisesti, tulee käyttäjän tuntea monia eri valtiohallinnon julkaisemia säännöksiä, ohjeistuksia ja sopimuksia. Lisänä on myös kaksi case-tapausta, joilla kuvataan kuluveloitukseen ja virkamatkaan sisältyvät eri vaiheet.

Teoriaosuudessa kuvaillaan digitaalista taloushallintoa ja sen hyötyjä sekä raapaistaan sen käyttöä valtion taloushallinnossa. Yksi nykyisen hallituksen kärkihankkeista on digitalisaatio, jonka yhtenä tavoitteena on sähköistää julkiset palvelut. Digitalisointi tulee aloittaa valtiohallinnon sisäisistä prosesseista varmistaen, että tietojen liikkuvuus viranomaisten välillä on sujuvaa. Liikenne- ja viestintäministeriön kärkihankkeisiin liittyy olennaisesti digitaalisten palveluiden mahdollistaminen ja yhtenäistäminen.

Opinnäytetyö sisältää myös kehitysehdotuksia M2-järjestelmän manuaalisten vaiheiden vähentämiseksi. M2- järjestelmän mobiiliversion, M2 Mobiilin, käyttöönotto olisi otollinen vaihtoehto harkittavaksi ajan hetkessä elävälle ministeriölle.

Produktiosuudessa käydään läpi loogisesti ja perusteellisesti vaihe vaiheelta kuluveloitusten, matkasuunnitelmien ja -laskujen tekemiseen vaadittavat askeleet. Ohjeistus sisältää paljon kuvia, joilla pyritään visuaalisesti parantamaan ja helpottamaan ohjeen käytettävyyttä. Mukana on myös M2-järjestelmän eri vaiheisiin liittyviä käytännön esimerkkejä ohjelman ymmärrettävyyden parantamiseksi.