Prosessin laadinta toimittajavalintaan - Case Valtra varaosat

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda Valtra Oy Ab varaosille toimittajanvalintaprosessi, joka helpottaisi tavarantoimittajan valintaa. Varaosilla ei ole varsinaista omaa toimittajanvalintaprosessia, joka auttaisi osto-osastoa toimimaan nopeammin asiakastarpeen tullessa hankintaosastolle. Ongelmia toimittajanvalintaan aiheuttavat esimerkiksi piirustusten puuttuminen tai suuret minimitilausmäärät. Asiakkaan tyytyväisyys ja palvelun nopeus ovat tärkeitä asioita Valtran varaosille.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimustyönä ja tutkimusmenetelminä käytettiin kvalitatiivisia haastatteluita ja keskusteluita sekä yleistä havainnointia varaosakeskuksessa työskennellessä. Haastattelut kohdistettiin osto- ja hankintaosastolle Valtran varaosilla, Valtralla ja AGCO Powerilla sekä AGCO Partsilla Sveitsissä.

Tutkimuksen tuloksia voidaan käyttää hyväksi osto- ja hankintaosastolla niin varaosien kuin myös mahdollisesti Valtran sarjatuotannon puolella, jotta saataisiin luotua yhteinen toimittajatietoluettelo. Yhtenäinen tietokanta auttaisi molempia osastoja toimittajanvalinnassa. Tutkimuksessa ilmi tullut laatuosaston puuttuminen antaa mahdollisuuden jatkotutkimukseen. Laatuosaston perustaminen Valtran varaosille antaisi lisäarvoa koko toimittajanvalintaprosessille samoin kuin koko hankintaprosessille.

Luodut prosessit ja toimittajatietoluettelon sekä laatu-osaston puute antavat näkemyksiä niistä asioista, joita kehittämällä ja muuttamalla voidaan parantaa asiakaspalvelua ja nopeuttaa varaosien saamista asiakkaille. Täysin toimivaa toimittajanvalintaprosessia on ehkä jopa mahdotonta luoda, mutta nyt luodun prosessin avulla tilannetta voidaan jatkossa kehittää.

The objective of this study was to create a supplier selection process for Valtra Spare Parts to facilitate the selection of a supplier. Valtra Spare parts does not have their own proper supplier selection process available which would help and facilitate the actions in the purchasing department whenever a customer need arises. The issues that cause problems in the supplier selection are, for example missing drawings or too big minimum order quantities. Customer satisfaction and fast service are very important matters to Valtra Spare Parts.

The thesis was done as a research and research methods were qualitative interviews and discussions as well as general observation while working at Valtra Spare Parts Centre. Interviews were targeted to the procurement and purchasing departments at Valtra Spare Parts, Valtra Inc., AGCO Power and AGCO Parts Switzerland.

The result of this thesis can be used to help procurement and purchasing departments not only at Valtra Spare Parts but also in Valtra serial production to create a common supplier information list. This common information list would help both departments in selecting the supplier. One of the results of this thesis was the need of Quality department in Valtra Spare Parts which would enable further research later on. To establish Quality department at Valtra Spare Parts would add value to the whole supplier selection process as well as the whole supply chain process.

Conclusions and recommendations give more understanding on the issues which should be developed and changed to achieve better customer service and faster spare parts chain from the warehouse to the customer. A fully functional supplier selection process might be impossible to create for Valtra Spare Parts but the created process can be further improved and developed in the future.