Kassajärjestelmien vertaileminen kohdeyritykselle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli löytää kohdeyritykselle sopiva kassajärjestelmä. Toimeksiantaja on kouvolalainen kahvila-, market- ja grillipizzeriatoimintaa harjoittava yritys. Kohdeyrityksen toimitiloja kunnostetaan vuoden 2018 aikana ja nykyinen kassajärjestelmä on tarkoitus vaihtaa nykyaikaisemmaksi ja tehokkaammaksi. Tämän vuoksi uuden järjestelmän kartoittaminen on ajankohtaista.

Tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen eli laadullinen menetelmä. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu taloushallinnon ja kassajärjestelmän teoriasta, investointiprosessista sekä kassajärjestelmän hankintaprosessista.

Tiedonkeruumenetelminä käytettiin sekä primäärisiä että sekundäärisiä tiedonkeruumenetelmiä. Primäärisenä tiedonkeruumenetelmänä toimi puolistrukturoitu haastattelu eli teemahaastattelu, jossa haastateltiin muutamia kohdeyrityksen työntekijöitä, jotka toimivat eri tehtävissä yrityksessä. Haastattelussa teemoina olivat kassajärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet, nykyisen kassajärjestelmän hyvät sekä huonot puolet sekä kassajärjestelmän käyttäjätuen tarpeet. Sekundäärisistä tiedonkeruumenetelmistä käytettiin tietojen selvittämistä verkkosivuilta sekä toimittajien lähettämistä esitteistä, joiden perusteella valittiin neljä kohdeyritykselle sopivinta toimittajaa.

Sopivien ohjelmistojen löydyttyä, ohjelmistojen toimittajille lähetettiin tarjouspyynnöt. Haastatteluissa esiin nousseiden kassajärjestelmältä vaadittavien ominaisuuksien ja toimittajilta saatujen esittelymateriaalien perusteella muodostettiin vertailutaulukko, jossa vertailtiin ohjelmistojen ominaisuuksia toisiinsa.

Tutkimuksessa selvisi, että vaihtoehdoista sopivin kohdeyritykselle olisi toimittaja 3:n tarjoama kassajärjestelmä. Kohdeyritys voi käyttää tätä tutkimusta pohjana kassajärjestelmän valinnalle ja tehdä valintansa suosituksen perusteella tai muiden työssä mainitsematta jätettyjen resurssien kuten kustannusten perusteella.

Opinnäytetyön tuotosta ei voi käyttää sellaisenaan muiden kassajärjestelmien vaihtamista suunnittelevien yritysten käyttöön, koska tutkimuksen tulos on riippuvainen kohdeyrityksen toimialasta ja heidän toiveistaan uudelle järjestelmälle.

The objective of this thesis was to find a suitable cash desk system for the target company. The commissioner is a company in Kouvola, in which premises operates café, supermarket and grill pizzeria. The premises of the target company will be renovated during 2018 and because of this it was necessary to survey a new modern and efficient cash desk system.

The research method of this thesis was a qualitative study. The theory of reference consists of the combination of financial management and the cash desk system, of the investment and acquisition process of the cash desk system. The study material was collected with theme interviews and from the brochures sent by the suppliers. Based on the suppliers' brochures the four most suitable suppliers were chosen for the target company. When the most suitable suppliers were found request for quotation were sent to them. The software offered by the suppliers was compared with each other by using the comparison table.

By comparing the properties and suitability of the completely new cash desk system, the best option for the target company was the supplier number three offered cash desk system, because it fulfilled all the required properties. The target company can use this study as a base for the choice of the cash desk system and can do its choice based on the recommendation or based on other resources that have not been mentioned in the work like costs of the new system.

This thesis is extremely useful to the commissioner, because when acquiring a new cash desk system, they do not need to conduct a background study on the suppliers anymore.