Tuotannollisten epäsuorien hankintojen analysointi ja kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja on Patria Aviation Oy, jonka päätehtävä on ilma-alusten elinkaaren tukipalvelut (LCS-Life Cycle Support) ja lentäjäkoulutus. Yrityksessä on käynnissä Hankinnasta maksuun -P2P-projekti, jossa epäsuorille hankinnoille ollaan ottamassa käyttöön uusi Basware-hankintajärjestelmä. Uuden hankintajärjestelmän tavoitteena on tehostaa nykyistä ostoprosessia yrityksessä. Hankintajärjestelmän käyttöönottaminen vaati yritykseltä epäsuorien hankintojen analysointia ja kehittämistä sekä hankintaprosessien tarkastelua. Ennen Basware-hankintajärjestelmän käyttöönottamista Patrian on määriteltävä ostolaskuja ja ostoa koskevat tarkentavat määrittelyt sekä määritettävä hankintaprosessi ja hankintakategoriat. Opinnäytetyön aiheeksi valittiin tuotannollisten epäsuorien hankintojen analysointi ja kehittäminen. Analyyttisempi tarkastelu tehtiin työkalut ja -välineet -kategorialle. Tavoitteena oli etsiä kehitys- ja säästökohteita, joiden perusteella kyseistä kategoriaa voitaisiin kehittää. Kehittämisen tavoitteena ovat tehokkaampi hankintaprosessi ja kustannussäästöt. Työssä käytettiin ABC-, spend- ja portfolio-analyyseja. Menetelmillä pystyttiin selvittämään tutkittavan kategorian kustannusrakenne. Tieto kerättiin yrityksen tietojärjestelmistä, haastatteluilla ja osallistuvalla havainnoinnilla. Tutkimuksen tuloksena esitettiin kustannusten jakautuminen tutkittavassa kategoriassa. Lisäksi tarkasteltiin laskujen määrää ja niiden aiheuttamia kustannuksia. Tuloksien ja teorian perusteella esitettiin yritykselle kehitys- ja säästökohteet työkalut ja -välineet -kategoriassa. Lisäksi luotiin analyysitulosten pohjalta kehitys- ja parannusehdotuksia tuotannollisille epäsuorille hankinnoille.

The Bachelor`s thesis was assigned by Patria Aviation Ltd, whose main task is aircraft LCS-Life Cycle Support and pilot training. The company is running a Purchase to pay P2P-project, which introduces a new Basware sourcing system for indirect sourcing. The goal of the new sourcing system is to improve the current sourcing process of the company. The introduction of the new sourcing system requires the company to analyses and develop their indirect sourcing as well as to review their procurement process. Before the introduction of Basware sourcing system Patria needs to determine the purchase invoices and purchases as well as procurement process and procurement categories more specifically. Analyzing’s and developing the indirect goods production was chosen as the theme of the Bachelor’s thesis. Tools and equipment categories were analytically examined. The goal was to find development and savings in the category, to develop it. The development goal is a more efficient procurement process and cost savings. The thesis used ABC, spend-, and portfolio analysis. The methods enabled determining the cost of the category. Data was collected from the company`s information systems, interviews and participatory observation. As the result, the study presented the apportionment of the costs in the category investigated. Also, the number of invoices and their costs were studied. Based on the results and the theory the company`s development and savings tools and equipment category were presented. In addition, development and improvements ideas in the indirect procurement in the production were given based on the results.