Tapahtuman konseptointi - case Lapin löylypäivät

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä laadittiin konsepti Rauman Lapissa järjestettävälle Lapin löylypäivät -nimiselle tapahtumalle. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Rauman kaupungin kulttuuripalvelut, joka on luopumassa tapahtuman koordinointivastuusta lähitulevaisuudessa. Tämän työn tuotoksena syntyneen kon-septin avulla tuleva Lapin löylypäivien järjestäjä saa kokonaiskuvan kaikista sen järjestelyihin liittyvistä asioista.

Lapin löylypäivät on kesätapahtuma, joka järjestetään vuosittain Rauman Lapissa elokuun ensimmäisenä viikonloppuna. Tapahtuma kestää kolme päivää ja sen ohjelmaan kuuluu muun muassa Löylypäivien avausillan markkinat ja lavaohjelma, pihakirpputorit, lastentapahtumat, urheilutapahtumat sekä erilaiset näyttelyt. Nämä kaikki tapahtumat yhdessä muodostavat Lapin löylypäivät.

Konseptia laatiessa apuna käytettiin konseptoinnin ja tapahtumanjärjestämisen teoriaa sekä omia havaintoja. Työssä käytiin läpi kaikki tapahtumanjärjestämisen eri vaiheet eli määrittely-, suunnittelu-, toteutus- ja päättämisvaiheet. Aiheet rajattiin käsittelemään vain Lapin löylypäiviin liittyviä tapahtumanjärjestämisen osa-alueita.

Työssä käsiteltiin teorian pohjalta myös projektinhallintaa, koska se on olennainen osa tapahtumanjärjestämistä. Projektinhallintaan kuuluvat projektin vaiheiden määrittely sekä projektipäällikön tehtävien esittely.

The purpose of this functional thesis was to create an event concept for an event called 'Lapin löylypäivät'. The commissioner of this thesis was the cultural services of the city of Rauma who is giving up the co-ordinating responsibility of this event in the near future. As a result of this thesis the future event organizer of the 'Lapin löylypäivät' will have an overview of all arrangements involved in this event.

Lapin löylypäivät is a summer event that takes place in the village of Lappi in Rauma. This three days’ event is held annually in the beginning of August. Events content includes fairs, pop-up coffee shops, children’s events, different kinds of exhibitions and sports events. All these small events together arranged by different organizers make Lapin löylypäivät.

When drawing up the concept I used tools of conceptualization and theory of event management together with my own perceptions. In this thesis, I covered all areas of event organizing process which are definition, planning and closure. The subjects were delimited to cover only areas of the 'Lapin löylypäivät'.

In this thesis, I also processed project management because it is a vital part of event organizing. An important part of project management is the definition of different stages and an introduction of the tasks of the project manager.