INTERNAL MANAGEMENT REPORTING AND INTERNAL COST ESTIMATION OF PRODUCT TRAININGS FOR A CASE COMPANY

Abstract

The purpose of this functional thesis was to explore the factors of internal reporting and cost management and estimation. The main aim was to create an informative and visually attractive reporting system for a case company. In addition a preliminary estimation of costs caused by product trainings was pursued. The estimation was based on the current data available. The partial challenges of this project were: (1) to clarify, what is practical internal reporting, (2) to clarify, what information should be included in a management report and (3) to define a preliminary estimation of costs, caused by the product trainings. The functional study was conducted in a case company between August 2016 and January 2017.

The theoretical part of the thesis addresses three main topics; service as a product, internal reporting and cost management. In detail the theory part discusses issues on customer trainings and learning management, management reporting and cost estimation. The theoretical part relies totally on the professional literature.

In the empirical part of the thesis, the theoretical models and the requirements of the case company are combined, which resulted to the final reporting system. In addition to the reporting system, a guidebook was created, which describes in detail how the reporting system works including the creation process of a new report. Additionally, the empirical part presents the cost estimation of product trainings and compares the two training modes used by the case company.

While creating a reporting system to an excel template, big challenges were managed to be avoided. Cost estimation was a more challenging part due to the lack of data. Because the case company didn’t have any global training data available before this study project started, totally accurate cost estimation was not able to be created. Anyhow the result turned out to be guiding and satisfying for the case company. However, the main goal of this project, the reporting system, was managed to be created successfully and the result gratified the researcher and the case company.

Opinnäytetyön aiheena oli perehtyä yrityksen sisäiseen raportointiin sekä yritykselle aiheutuvien kustannusten arviointiin. Päätavoitteena oli luoda kohdeyritykselle toimiva sekä visuaalisesti houkutteleva raportointijärjestelmä. Lisäksi tavoite oli esittää olemassaolevan tiedon perusteella yrityksen tuotekoulutuksista aiheutuva kustannusarvio. Tämän toiminnallisen työn osaongelmia oli (1) selvittää, mitä on toimiva sisäinen raportointi, (2) selvittää, mitä tietoa tuotekoulutusraporttiin tulisi sisällyttää ja (3) määritellä arvio kustannuksista, jotka kohdeyritykselle syntyvät tuotekoulutusten myötä. Toiminnallinen tutkimus suoritettiin Elokuun 2016 ja Tammikuun 2017 välisenä aikana.

Tutkimuksen teoreettinen osa käsittelee kolmea suurempaa kokonaisuutta, palvelua tuotteena, sisäistä raportointia sekä kustannusten hallintaa ja arviointia. Teoreettisessa osassa käsiteltiin tarkemmin asiakaskoulutuksia palvelunalana, asiakaskoulutusten hallintaa, johtoportaan raportointia sekä kustannusten arvioinnin osia. Teoriaosuus koostui täysin ammattikirjallisuudesta.

Empiirisessä osiossa käsitellään kohdeyritykselle luotua raportointisysteemiä, johon on vahvasti sovellettu tutkimuksen teoriaosaa. Raportointisysteemin lisäksi luotiin raportointia helpottava ohjekirja, joka sisältää tarkan kuvauksen siitä, miten raportointi systeemi toimii ja miten uusi raportti luodaan. Lisäksi empiiriaosa esittelee tuotekoulutusten kustannusarviota ja vertaa yrityksen käyttämiä koulutustapoja toisiinsa kustannusten kannalta.

Tuotekoulutusten raportointiin luotu excel malli ei kohdannut suuria vaikeuksia projektin aikana. Kustannusarvion problematiikka puolestaan keskittyi olemassa olevan datan puutteellisuuteen. Kohdeyrityksen olematon tietokanta suoritetuista globaaleista koulutuksista esti täysin luotettavan kustannusarvion luomisen, mutta tulos ilmeni tyydyttäväksi ja suuntaa-antavaksi. Joka tapauksessa tutkimuksen päätavoite, eli raportointisysteemi, luotiin onnistuneesti ja se miellytti sekä tutkimuksen tekijää, että kohdeyritystä.