Ostolaskuprosessin automatisointi Vankiterveydenhuollon yksikössä
Tenhunen, Henri (2017)
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201703223601
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201703223601
Tiivistelmä
Opinnäytetyö käsittelee Vankiterveydenhuollon yksikön (VTH) ostolaskuprosessin automatisointia eri menetelmiä hyödyntäen. VTH kuuluu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen alaiseen hallintoon. Ostolaskujen automatisointi on osa Valtiokonttorin vetämää ”Hankinnasta maksuun –hanketta”, joka toteutetaan koko valtion laajuisesti. Automatisointimenetelminä käytetään tiliöintikoodien, sopimuskohdistusten ja tilaustenhallintajärjestelmän hyödyntämistä.
Työn tavoitteena on selvittää, miten valtion hyödyntämät automatisointikeinot soveltuvat VTH:n laskuihin. Työ on rajattu koskemaan ainoastaan VTH:n ostolaskuja, joten työssä ei käsitellä lainkaan palkkoja eikä palkkioita. Ostolaskuista tarkastelun ulkopuolelle jäävät työterveyshuollon laskut sekä matkalaskut.
Työn tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa hyödynnetään taloushallinnon asiantuntijoiden haastatteluista saatua informaatiota sekä omaa ammatillista tuntemusta aiheesta. Työn suunnittelu ja hahmottelu aloitettiin vuoden 2016 huhtikuussa, mutta tutkimuk- sen toteuttaminen kohdistuu pääosin vuoden 2016 syksyyn, ja työn lopullinen tuotos valmistui alkuvuodesta 2017.
Tutkimuksessa tarkastellaan aluksi nykyistä tilannetta VTH:n ostolaskuprosessissa, jonka jälkeen tutkitaan, miten automatisointikeinot käytännössä toimivat, ja miten ne vaikuttavat ostolaskuprosessiin. Lopuksi tehdään kartoitus siitä, miten eri automatisointivaihtoehdot soveltuvat VTH:n toimittajien laskuihin. Tutkimuksen tuloksista voidaan todeta, että parhaiten automatisointivaihtoehdoista VTH:lle soveltuu tiliöintikoodien käyttö. Tilaustenhallintajärjestelmän käyttö soveltuu myös merkittävästi VTH:n ostolaskuihin, mutta sopimuskohdistusominaisuus ei ole juuri lainkaan hyödynnettävissä VTH:n ostolaskuissa. Merkittävä osa VTH:n laskuista on myös sen tyyppisiä, ettei niihin ole lainkaan hyödynnettävissä työssä käsiteltäviä automatisointimenetelmiä.
Valtion hyödyntämä tilaustenhallintajärjestelmä, Tilha, ei ole tällä hetkellä riittävän luotettava ohjelmisto siihen, että sen käyttöönottoon kannattaisi antaa vielä suurta panosta. Tiliöintikoodien tuoma etu automatisoinnissa on taas erittäin vähäinen, minkä takia automatisoinnilla ei saavuteta suurta hyötyä VTH:n ostolaskujen käsittelyssä. Tilhan tilalle on tulossa lähivuosina uusi järjestelmä, jonka avulla automatisointi voidaan saada tilausten osalta toimimaan paremmin. Tämän lisäksi kannattaa harkita kustannussäästöjen saavuttamiseksi muita toimintaa tehostavia keinoja. Näitä ovat muun muassa asiatarkastustoimenpiteen kehittäminen, koontilaskujen käyttöönotto sekä hankinta- ja tilausprosessin keskittäminen.
Työn tavoitteena on selvittää, miten valtion hyödyntämät automatisointikeinot soveltuvat VTH:n laskuihin. Työ on rajattu koskemaan ainoastaan VTH:n ostolaskuja, joten työssä ei käsitellä lainkaan palkkoja eikä palkkioita. Ostolaskuista tarkastelun ulkopuolelle jäävät työterveyshuollon laskut sekä matkalaskut.
Työn tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa hyödynnetään taloushallinnon asiantuntijoiden haastatteluista saatua informaatiota sekä omaa ammatillista tuntemusta aiheesta. Työn suunnittelu ja hahmottelu aloitettiin vuoden 2016 huhtikuussa, mutta tutkimuk- sen toteuttaminen kohdistuu pääosin vuoden 2016 syksyyn, ja työn lopullinen tuotos valmistui alkuvuodesta 2017.
Tutkimuksessa tarkastellaan aluksi nykyistä tilannetta VTH:n ostolaskuprosessissa, jonka jälkeen tutkitaan, miten automatisointikeinot käytännössä toimivat, ja miten ne vaikuttavat ostolaskuprosessiin. Lopuksi tehdään kartoitus siitä, miten eri automatisointivaihtoehdot soveltuvat VTH:n toimittajien laskuihin. Tutkimuksen tuloksista voidaan todeta, että parhaiten automatisointivaihtoehdoista VTH:lle soveltuu tiliöintikoodien käyttö. Tilaustenhallintajärjestelmän käyttö soveltuu myös merkittävästi VTH:n ostolaskuihin, mutta sopimuskohdistusominaisuus ei ole juuri lainkaan hyödynnettävissä VTH:n ostolaskuissa. Merkittävä osa VTH:n laskuista on myös sen tyyppisiä, ettei niihin ole lainkaan hyödynnettävissä työssä käsiteltäviä automatisointimenetelmiä.
Valtion hyödyntämä tilaustenhallintajärjestelmä, Tilha, ei ole tällä hetkellä riittävän luotettava ohjelmisto siihen, että sen käyttöönottoon kannattaisi antaa vielä suurta panosta. Tiliöintikoodien tuoma etu automatisoinnissa on taas erittäin vähäinen, minkä takia automatisoinnilla ei saavuteta suurta hyötyä VTH:n ostolaskujen käsittelyssä. Tilhan tilalle on tulossa lähivuosina uusi järjestelmä, jonka avulla automatisointi voidaan saada tilausten osalta toimimaan paremmin. Tämän lisäksi kannattaa harkita kustannussäästöjen saavuttamiseksi muita toimintaa tehostavia keinoja. Näitä ovat muun muassa asiatarkastustoimenpiteen kehittäminen, koontilaskujen käyttöönotto sekä hankinta- ja tilausprosessin keskittäminen.