JÄRJESTÖN TOIMINTAKAUSI VUOSIKIRJAKSI : Tunnusluvuista selkeään tiedonjakamiseen

Abstract

Opinnäytetyön lähtökohta on tuottaa järjestölle vuosikirjan tekemisestä malli. Opinnäytetyössä kehitetään toimintakertomusta eteenpäin vuosikirjaksi, joka sisältää järjestön toiminnasta kuvauksen ja liittää siihen myös tilinpäätöksen. Taustaorganisaatio opinnäytetyössä on partiojärjestö. Opinnäytetyön tutkimuksellinen aineisto liittyy johtamiseen, viestintään, tiedottamiseen, johtamisviestintään, järjestötoimintaan, vuosikirjan tekemiseen ja kehittämistyöhön. Aineistojen avulla on tehty johtopäätökset järjestön vuosikirjan työstämiseen ja ratkaistu siihen liittyviä haasteita. Kehittämistehtävän tutkimuksellinen ote perustuu tausta-aineistoihin tutustumiseen.

Opinnäytetyössä on lähdeaineistoja partioliikkeestä, yhteisöviestinnästä, toimintakertomuksen tekemisestä, vuosikirjan työstämiseen liittyvistä ohjeista sekä kehittämistehtävää esittelevää aineistoja. Yhteisöviestintä luvussa tutkitaan järjestöviestintää, johtamisviestintää sekä sisäisen ja ulkoisen viestinnän eroja. Tässä opinnäytetyössä on etsitty vuosikirjan ja toimintakertomuksen eroavaisuuksia ja löydetty malli, jolla vuosikirjan työstämiseen voi liittää toiminnasta kertovia kuvia ja tekstejä sekä tilinpäätökseen liittyviä asoita. Tutkimuksessa on tutustuttu erilaisiin toimintakertomuksiin ja vuosikertomuksiin.

Kertomuksesta vuosikirjaksi luku pitää sisällään esittelyn vuosikirjan ulkoisesta olemuksesta. Luvussa on ohjeita tekstin tuottamisesta, kuvaamisesta ja vuosikirjan taittamisesta. Kehittämistyön toteutuksessa kuvataan oppaan tekeminen. Kehittämisen viitekehyksenä on kerrottu miten vuosikirjan työstäminen on ideasta edennyt suuunnittelun kautta toteutukseen. Tuotekehittämisestä on kuvaus tässä opinnäytetyössä.

The purpose of this thesis is to create a model for producing a yearbook for an organization. The thesis develops an annual report into a yearbook, including a description of activities and a financial statement. The background research of this thesis is on a Finnish scout organization. The research material of this thesis concentrates on management, communication, public relations, management communication, organizational work, producing a yearbook and development work. Conclusions for producing the yearbook as well as the challenges involved are made based on the research material. The research approach in this study is based on thorough research on the background material.

The organizational communication chapter studies public relations of organizations, management communication and the differences between public and internal communications. This thesis analyses differences between yearbooks and annual reports concluding in a yearbook model including photos, texts and financial statements describing the actions taken by an organization.

The chapter on developing an annual report into a yearbook gives advice on producing content, photos and layouts for a yearbook. The process of creating the guidebook is described in the development work. The development work describes how a yearbook can be worked from an idea into a finished product through planning. Product development has a separate description in this thesis.

The guidebook was done in the book printers. After that it was sent to work colleagues, opponents and to a few friends. Furthermore, a Webropol survey was conducted to improve the guidebook. The final version of the guidebook was finished based on the feedback. The guidebook for producing a yearbook can be used by different organizations planning to present their work in a positive way.