Dokumentoinnin ohjeistus ja arkistointi
Orilahti, Esa (2010)
Tampereen ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201004096270
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201004096270
Tiivistelmä
TIIVISTELMÄ
Työn tarkoituksena oli arkistoida Machinery Oy:n työstökonehuollon tekniset dokumentit M-Files-ohjelmalla keväällä 2010. Dokumenttien järjestämiseksi luotiin luokat, joihin dokumentit ryhmiteltiin. Dokumenttien hallintaohjelmasta laadittiin käyttöohjeet ja lisäksi dokumentoinnista pidettiin koulutus henkilökunnalle. Myös etäyhteyden muodostaminen dokumenttivarastoon oli tarkoitus saada toimimaan sujuvasti ja ongelmitta.
Alkutilanteessa Machinery Oy:n työstökonehuoltoa koskevat dokumentit olivat yrityksen palvelimella vaikeasti löydettävissä ja tarpeettomat dokumentit veivät tallennustilaa. Sähköisessä muodossa olevat dokumentit olivat palvelimella kansioissa lajiteltuina vain merkkien ja mallien mukaan. Myöskään etäyhteyttä ei ollut palvelimeen, jossa dokumentit sijaitsivat.
Opinnäytetyölle asetetut tavoitteet saatiin täytettyä, ja työ eteni suunniteltua aikataulua nopeammin. Työn tuloksena saatiin ohjeistus M-Files-dokumenttien hallintaohjelmasta Machinery Oy:n henkilökunnalle. Lisäksi peruskäyttäjille luotiin lyhyt ja selkeä ohjeistus dokumenttien lisäämisestä ja selaamisesta.
Työstökoneiden monimutkaistuessa niitä koskevien dokumenttien määrä on kasvanut nopeasti ja kasvaa edelleen. Tarkoituksena on, että dokumenttivarasto pysyy ajan tasalla ja uusien teknisten dokumenttien luominen on yksinkertaista tulevaisuudessakin.
Työn tarkoituksena oli arkistoida Machinery Oy:n työstökonehuollon tekniset dokumentit M-Files-ohjelmalla keväällä 2010. Dokumenttien järjestämiseksi luotiin luokat, joihin dokumentit ryhmiteltiin. Dokumenttien hallintaohjelmasta laadittiin käyttöohjeet ja lisäksi dokumentoinnista pidettiin koulutus henkilökunnalle. Myös etäyhteyden muodostaminen dokumenttivarastoon oli tarkoitus saada toimimaan sujuvasti ja ongelmitta.
Alkutilanteessa Machinery Oy:n työstökonehuoltoa koskevat dokumentit olivat yrityksen palvelimella vaikeasti löydettävissä ja tarpeettomat dokumentit veivät tallennustilaa. Sähköisessä muodossa olevat dokumentit olivat palvelimella kansioissa lajiteltuina vain merkkien ja mallien mukaan. Myöskään etäyhteyttä ei ollut palvelimeen, jossa dokumentit sijaitsivat.
Opinnäytetyölle asetetut tavoitteet saatiin täytettyä, ja työ eteni suunniteltua aikataulua nopeammin. Työn tuloksena saatiin ohjeistus M-Files-dokumenttien hallintaohjelmasta Machinery Oy:n henkilökunnalle. Lisäksi peruskäyttäjille luotiin lyhyt ja selkeä ohjeistus dokumenttien lisäämisestä ja selaamisesta.
Työstökoneiden monimutkaistuessa niitä koskevien dokumenttien määrä on kasvanut nopeasti ja kasvaa edelleen. Tarkoituksena on, että dokumenttivarasto pysyy ajan tasalla ja uusien teknisten dokumenttien luominen on yksinkertaista tulevaisuudessakin.