Microsoft SharePoint yrityksen sähköisenä työtilana ja dokumentoinnin hallintajärjestelmänä : Case: Elintarviketeollisuuden yritys

Abstract

Tässä opinnäytetyössä toteutettiin Microsoft SharePoint -sovelluksella sähköinen työtila ja dokumentoinnin hallintajärjestelmä suomalaiselle elintarviketeollisuuden yritykselle. Tutkimus toteutettiin toiminnallisena tutkimuksena, ja kyseessä oli kehittämishanke.

Teoriaosuudessa käsitellään tiedonhallintaa ja siihen liittyviä toimintoja, dokumentointia ja dokumentoinnin hallintajärjestelmiä ja järjestelmistä keskitytään kohteena olevaan Microsoft SharePointiin. Teoriaosuudessa on käytetty sähköisiä ja kirjallisia lähteitä.

SharePoint on otettu käyttöön toimeksiantajayrityksessä vuonna 2013. Sovellus sopii tämän opinnäytetyön kohteena olevaan kehittämistyön tarkoitukseen hyvin, sillä kaikki tavoitteena olleet kohdat ovat saavutettavissa SharePointin tarjoamilla työkaluilla. SharePointin käyttö sopii myös toimeksiantajayrityksen tietohallinnon suunnitelmiin, joissa SharePointia käyttöönotetaan ja kehitetään jatkuvasti yrityksen omiin tarpeisiin.

Kehittämishankkeen kohteena olleen henkilöstöasioiden hallintaan tarkoitetun alityötilan kehittämisprojekti alkoi syyskuussa 2016. Rakenne valmistui maaliskuussa 2017, ja suurempi ja tarkempi käyttöönotto sekä jatkokehitys jäävät toimeksiantajayrityksen vastuulle. Valmis rakenne on hyväksytty, ja se vastaa projektin alussa asetettuja tavoitteita.

This thesis is a development project for a Finnish food industry company, in which a digital workspace and document management system was created with the Microsoft SharePoint software. The study was conducted applying the approach of operational research.

The theory of the thesis deals with information and data management, documenting, document management systems, and the Microsoft SharePoint software. The theoretical part was derived from electronic and written sources.

SharePoint was deployed by the company in 2013. The software meets very well the objectives of the development project implemented in the present thesis, as all the project targets can be reached with SharePoint’s tools. The use of SharePoint is also suitable for the company’s information technology management plans, where SharePoint is continuously introduced and developed to meet the compa-ny’s needs.

The development project deals with the Human Resources management of the company. The development project of digital workspaces started in September 2016. The structure was completed in March 2016, and larger and more detailed system deployment remained the commissioning company’s responsibility. The finished structure has been approved, and it meets all the targets set at the begin-ning of the project.