Johtamisjärjestelmän rakentaminen pk-yritykselle

Abstract

Yksi menestyneen yritystoiminnan kulmakivistä on tehdä oikeita asioita laadukkaasti. Laadukkaalla toiminnalla tarkoitetaan yleisesti asiakkaan odotusten täyttämistä liiketoiminnallisesti järkevällä tavalla. Yksi tapa hallita yrityksen toimintaa ja toiminnan laatua on kehittää johtamisjärjestelmä ohjaamaan yritystoimintaa. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli rakentaa ISO9001-vaatimukset huomioiva johtamisjärjestelmän runko ja kehittää työkaluja RKM Group Oy:n päivittäiseen toimintaan.

Pohjatyönä opinnäytetyölle yrityksen taustat, toiminta ja laadun peruskäsiteet tutkittiin huolellisesti. Työn lähteinä käytettiin alan kirjallisuutta, asiantuntijoiden haastatteluja ja yrityksen sisäistä dokumentaatiota. Päivittäiseen toimintaan tutustuminen mahdollistui työstämällä opinnäytetyötä Pirkkalan pääkonttorista käsin.

Opinnäytetyön lopputuotteena syntyi johtamiskäsikirja, jossa yrityksen toiminta on kuvattu yleisellä tasolla. Käsikirjan liitteet liittyivät tarjoustoimintaan, raportointiin, tiedonhallintaan ja analyyseihin.

Onnistuneen johtamisjärjestelmän kehitys ja käyttöönotto vaativat yrityksen jokaisen työntekijän panoksen onnistuakseen. Henkilöstö oli myönteisesti asennoitunut muutoksiin ja uudistukset otettiin hyvin vastaan. Projektin haasteita olivat työn laajuus, johtamiskäsikirjan käytännöllisen lähestymistavan luominen ja uudistusten organisointi. Yksi opinnäytetyön jatkotyön haasteista tulee olemaan uusien toimintatapojen integroiminen yrityksen päivittäiseen toimintaan.

Opinnäytetyö onnistui hyvin, sillä osa tehdyistä uudistuksista otettiin käyttöön jo kehitystyön aikana, vastoin opinnäytetyön alkuperäistä työn rajausta. Henkilöstö osallistui aktiivisesti kehitystyöhön ja tiedotus uudistusten etenemisestä toimi hyvin. Toisaalta ulkoisessa ja sisäisessä tiedottamisessa on vielä kehitettävä, jotta tiedonkulku olisi vielä tehokkaampaa kaikkien tahojen välillä.

Yrityksen tarkoituksena on ottaa tänä vuonna uusi johtamisjärjestelmä käyttöön ja mahdollisesti sertifioida se. Käyttöönotto tulee vaatimaan paljon uusien asioiden omaksumista henkilökunnalta, mutta yrityksen toimintaa on mahdollista kehittää huomattavasti toimimalla uuden järjestelmän periaatteiden mukaisesti.

One of the cornerstones for creating a successful business, is to conduct right activities with good quality. Quality is usually understood as fulfilling customer expectations economically wise. One way to manage one’s businesses, is the create a systematic management system for steering company’s actions. The aim of the thesis was to create a rigid body for the management system, while taking into consideration the requirements of the ISO 9001 quality standard.

The company’s background, everyday processes and fundamentals of quality were researched as the basis for the work. References for the work included relevant literature, expert interviews and company’s internal documentation. I blended in company’s normal routines by working within the headquarters as daily basis.

The end-product of the thesis was the handbook for the management system with its appendices, where the company’s business is described in the coarse level. The appendices describe offering practices, reporting, data management and business analyses.

Implementing a successful management system requires hard work from every department within the company. The staff was very receptive towards the renewed practices. I think that the understanding for the future needs is well spread among the personnel. The challenges of the project were the extent of the work, creating a practical handbook for the management system, organizing the new practices. The biggest upcoming challenge is probably the implementation process of the management system into everyday work.

In my opinion, the thesis work was successful, since some of new practices were already taken in use as against the original limits of the thesis. The staff takes an active role in creating new practices and communication works within the company. However, there is still room for improvement in both the external and internal communication.

The grand aim for this year is to finalize the first version of the management system and initialize the use of its principles and tools. The new system demands learning by personnel, but it is possible to reach new level business with the help of the new principles in action.