Perehdyttäminen uuteen potilastietojärjestelmään

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää potilastietojärjestelmän perehdytystä osastonsihteerien näkökulmasta. Tutkimuskohteena oli perehdytys uuteen tietojärjes-telmään. Tavoitteena oli selvittää, miten osastonsihteerit on perehdytetty uuteen poti-lastietojärjestelmään ja mitä kehitettävää osastonsihteerit voisivat toivoa perehdytyk-sestä.

Teoreettisessa osassa käsiteltiin tietojärjestelmien hankintaan ja kehittämiseen liittyviä yleispiirteitä. Lisäksi tässä tutkimuksessa käsiteltiin perehdyttämisen yleispiirteitä, perehdytystä muutostilanteissa ja tiedonkulun pääpiirteitä.

Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista eli laadullista menetelmää. Empiirisessä osassa laadittiin kyselylomake, jossa kyselyjoukkona oli Vakka-Suomen sairaalan sekä Uu-denkaupungin vuodeosastojen osastonsihteerit. Kyselylomakkeet lähetettiin jokaiselle henkilölle sähköpostiin henkilökohtaisesti ja niiden avulla saatiin tutkimustuloksia.

Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että uuden tietojärjestelmän käyttöön-otossa niin yksilölliset kuin ryhmäkoulutukset ovat kaiken perusta. Tämä tutkimus osoitti sen, että koulutusta on ollut liian vähän ja koulutusta toteutettiin lähinnä etänä. Tutkimuksessa kävi ilmi, että esimiehen rooli ei juurikaan ole esillä uuden tietojärjes-telmän perehdytyksessä. Osastonsihteerit toivoisivat, että tietojärjestelmien toimin-noista olisi kehitettynä sellainen perehdytyskansio, jota kaikki noudattaisivat.

The purpose of this thesis was to examine the familiarisation of staff with a patient information system from the perspective of ward secretaries. Familiarisation with the new information system was the subject of research. The aim was to determine how ward secretaries had been familiarised with the new patient information system and what development targets did the ward secretaries recognise in the familiarisation process.

The theoretical section of this study includes consideration of the general features of the acquisition and development of information systems. General characteristics of familiarisation, staff familiarisation in situations of change, and main features of in-formation flow were also explored.

The qualitative research method was used in this study. The empirical section in-volved preparing a questionnaire for a research population consisting of the ward sec-retaries of the Vakka-Suomi Hospital as well as the inpatient wards in the Uusikaupunki area. The questionnaires were individually submitted by e-mail to eve-ry person included in the study. The questionnaire succeeded in gathering research data.

Based on the results of this study, it can be noted that when implementing a new in-formation system, both individual and group training play a key role. This study indi-cated that staff has been provided with an insufficient amount of training, most of it realised with the distance learning approach. The study also revealed that the role of the supervisor is fairly marginal in the familiarisation of staff with an information sys-tem. The ward secretaries wished that a folder with familiarisation material on the functions of the information systems would be compiled, and that everyone would follow these instructions.