Uuden budjetointijärjestelmän käyttöönotto Konserni X:ssä

Abstract

Yrityksen vuositason talousjohtamisessa keskeisin väline on budjettiohjaus. Sen avulla yritys voi asettaa tavoitteensa, toteuttaa siinä määritettyjä toimenpiteitä ja tarkkailla tavoitteiden toteutumaa. Budjetointi on monivaiheinen yrityksen ja sen talouden johtamisprosessi, jonka perusosat ovat budjetin suunnittelu, toteutus ja tarkkailu.

Tämän opinnäytetyön päätavoitteena oli selvittää, miten uuden budjetointijärjestelmän käyttöönottoprojekti vietiin läpi henkilöstönvuokrausalalla toimivassa toimeksiantajayrityksessä Konserni X:ssä, ja analysoida, miten pystytään parantamaan konsernin talousohjausta budjetti-/ennustejärjestelmän avulla. Käyttöönottoprosessin tehostamiseksi oli tavoitteena laatia uuden Cognos -budjetointitietojärjestelmän myyntibudjetin käyttöohje. Tarkoituksena on, että budjetointijärjestelmä motivoi henkilöstöä kiinnostumaan budjetoinnista.

Tutkimuksen teoriaosassa on selvitetty budjetointiin liittyviä peruskäsitteitä. Tietoa on myös budjettiseurannasta sekä budjetointitietoisuuden lisäämisestä yrityksissä. Tutkimuksen empiirinen osa oli rajattu koskemaan seitsemää yritystä, joista viisi on konserniyrityksiä. Konserni X:n budjetoinnin nykytilasta ja kehittämistarpeista saatiin tietoa haastattelemalla talousjohtajaa ja johtoryhmän jäsentä. Budjettijärjestelmän vaikutusta konsernin talousohjaukseen analysoitiin tutkimalla muun muassa mitä raporttivaihtoehtoja Cognosista on saatavilla. Projektin kulku -alalukuun kerättiin tietoa projektinseurantaraporteista.

Johtopäätöksinä voidaan todeta, että uutta järjestelmää hankittaessa tärkeässä asemassa on vaatimusmäärittely ja se, että järjestelmäntoimittaja on myös tietoinen vaatimuksista. Tältä osin projektin kulussa oli hieman epäselvyyksiä. Cognos vastaa hyvin kehittämistarpeisiin. Raportteja on mahdollista saada halutuilla valinnoilla ja budjettia ja toteutumia voi seurata järjestelmässä vierekkäisistä sarakkeista ja ero on heti nähtävillä. Myynnin budjetointiin laadittiin käyttöohje, jota tulevat käyttämään konsernin palvelualueiden myyntipäälliköt. Tulevaisuudessa budjetointijärjestelmää tullaan lanseeraamaan franchiseyrittäjille. Ennen tätä vaihetta on hyvä, että käyttöönottoprojektin kulku ja järjestelmästä saatava hyöty on dokumentoitu.

A budget is a detailed calculation of all planned expenses and revenues. It is an organizational plan of the use of resources in monetary terms. Budgeting is an important asset for the company. Budgeting improves the possibilities to follow different units of cost in the company.

The main objective of this thesis was to determine how the new budgeting system was implemented in Konserni X. The second objective was to analyze how the budgeting system could improve economic governance. Another objective was to draw up a manual for budgeting the sales.

In the theory section of the thesis, the basic concepts of budgeting and budgetary control are first explained. Management accounting literature was used as source material. In the empiric section, the CFO and management team members of the company were interviewed to collect information on the Konserni X´s current state of budgeting and development needs. Konserni X´s project monitoring reports were used as a source to collect information on the successfulness of the project. The new Cognos budgeting software was examined to find out for example what options there are for reporting.

As a result of the study it became evident that defining the needs is very important when introducing new software. Cognos improves planning and budgeting, because a variety of reports can be viewed and printed, and budgeted and actual figures can be compared real time. If there are variances, management can take action and find out where the variances come from. A manual for budgeting the sales was drawn up. In the future, the new budgeting system will be launched by franchisees. Before this step, it is useful that the progress of the project and the benefits of the new system have been documented.