Ohjelmistomuutoksen vaikutukset kiinteistösihteerien työhön

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää ohjelmistomuutoksen vaikutuksia kiinteistösihteerien työhön toimeksiantajayrityksessä. Lisäksi haluttiin tutkia, kuinka työtä voisi yhä ohjelmiston avulla tehostaa. Tutkimuksen avulla pyrittiin saamaan vastauksia siihen, onko ohjelmistomuutos tehostanut kiinteistösihteerien työtä ja vastannut heidän odotuksiaan.

Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin isännöintialaa ja toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamista. Aihetta tutkittiin digitalisaation ja työn tehostumisen näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena ja aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Haastateltaviksi valittiin soveltuvuutensa perusteella neljä kiinteistösihteeriä ja haastattelut toteutettiin loka—marraskuussa 2016.

Tutkimustulosten perusteella kiinteistösihteerien työ oli tehostunut. Työn koettiin monilta osin helpottuneen ja nopeutuneen. Uusi yhtenäisempi järjestelmä poisti tarpeettomia työvaiheita ja teki päivittäistyöstä kevyempää. Uuden järjestelmän myötä myös paperinkäsittely väheni.

Tutkimuksen tuloksista voitiin päätellä, että automaatio toi mukanaan useita hyötyjä. Nopeutuneen työn myötä toimeksiantajayrityksen toiminta tehostui. Tehokkaampi toiminta takaa kustannussäästöt tulevaisuudessa ja parantaa yrityksen kannattavuutta. Näin myös yrityksen kilpailukyky kasvaa.

Jatkotutkimuksen voisi tehdä uuden järjestelmän vaikutuksista toimeksiantajayrityksen kannattavuuteen ja kustannustehokkuuteen. Myös isännöitsijöiden työtapojen yhtenäistämistä voisi tutkia, sillä tämä helpottaisi koko työyhteisön toimintaa. Ohjelmistotoimittajalle puolestaan voisi tehdä tutkimuksen koskien asiakastyytyväisyyttä koulutusta kohtaan.

The purpose of the thesis was to examine the impact of a software change on real estate secretaries’ work in the assignor company. Additionally, the purpose was to study how the work could be made easier with the help of the software. The study was hoped to answer the question whether the software change rationalised the work of real estate secretaries and met their expectations.

The theoretical framework of the thesis dealt with house management and changing of the ERP. The subject was studied from the perspective of digitalization and the rationali-sation of work. The thesis was implemented as qualitative research, and the method of data collection was a thematic interview. Four real estate secretaries were chosen as the interviewees on the basis of their suitability, and the interviews were implemented in October and November 2016.

Based on the results, the work of the real estate secretaries was rationalised. The work was found easier and quicker in many respects. The new, more consistent ERP system eliminated unnecessary stages and made the daily work lighter. In addition, paper processing decreased with the new ERP. Based on the results, it could be concluded that automation brought many benefits. With accelerated work, the assignor company’s operations became more effective. More effective operation will guarantee cost savings in the future and improve the profitability of the company. Thus, the competitiveness of the company will also increase.

Further research could be conducted on the effects of the ERP on profitability and cost-efficiency in the assignor company. It would also be interesting to study the standardization of house managers’ work because this would simplify the operation of the work community. The provider of the software would also benefit from a survey on client satisfaction with the related training.