Pienen tilitoimiston taloushallintojärjestelmän hankintaprosessi : Case: JTR Talouspalvelut

Abstract

JTR Talouspalvelut on syksyllä 2015 perustettu pieni tilitoimisto. Yritys on perheyritys, jonka toiminta on laajenemassa. Toiminnan laajenemisen ja taloushallintoalan digitalisoitumisen vuoksi yrityksessä on päädytty hankkimaan vähintään yksi pilvipalveluna toimiva sähköisen taloushallinnon kumppani ja ohjelmisto.

Teoreettisen viitekehyksen ensimmäisessä osassa käsiteltiin tilitoimiston palveluja ja niiden käyttämiä taloushallinnon tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmien osalta kuvattiin millaisia vaatimuksia tilitoimistojärjestelmille voidaan asettaa. Toisessa osassa käsiteltiin ohjelmiston hankintaprosessia ja sen vaiheita. Tutkimusstrategiseksi metodiksi valittiin toimintatutkimus. Tutkija osallistui tiiviisti tutkimuksen kaikkiin vaiheisiin sekä tutkijana että hankintaprosessin käytännön toteuttajana.

Empiirisen tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin markkinoilla olevat potentiaaliset järjestelmät ja toimittajat. Toisessa vaiheessa oli ohjelmistoesittelyt eli toimittajien avoimet haastattelut. Kolmannessa vaiheessa järjestettiin tarjouskierros. Tarjousten analysoinnin jälkeen valittiin testattavat ohjelmistot. Ohjelmistot ja toimittajat arvioitiin numeroarvioinnilla asetettujen kriteerien mukaisesti.

Tutkimuksen tuloksena toimeksiantaja valitsi järjestelmiksi Procountor- ja TaseSampo-järjestelmät. Ensiarvoisen tärkeää tietojärjestelmän hankinnassa on tarpeiden kartoitus ja vaatimusmäärittelyn laatiminen. Tämän tutkimuksen lisäarvo aikaisempiin tutkimuksiin nähden on hankintaprosessin kuvaus kokonaisuudessaan sekä vaatimusmäärittely pienen tilitoimiston näkökulmasta.

JTR Talouspalvelut is a small accounting firm established in the autumn of 2015. The company is a family business expanding its operations in the near future. Because of increasing business operations, the company has decided to purchase at least one cloud-based e-Financial Partner and software.

The first part of the theoretical framework discussed the services of accounting firms and the business administration software applications that they used. With regard to the applications, the focus was on the requirements that they had to meet. The second part described the purchasing process of business software. The thesis was implemented as action research. The author participated intensively in all the phases of the study and also in the practical work of the purchasing process.

The first phase of the empirical study included examining the cloud software markets and potential suppliers. The second part of the study was demonstrations of the software, which meant open interviews with the suppliers. Competitive bidding was the third part of the study. After the analysis of the offers, the assignor selected systems for testing. The suppliers and software were rated numerically by using criteria defined together with the assignor. As a result, two software suppliers were selected: Procountor and TaseSampo.

One of the priorities in purchasing software is to define the needs of the company and the requirement specifications. The additional value of this study is the description of the whole purchasing process including requirement specification from the perspective of a small accounting firm.