Muutoksenhallintajärjestelmän käytettävyys

Abstract

CP Kelco Oy:llä hallinnoidaan muutoksia yritykseen räätälöidyn muutoksenhallintajärjestelmän avulla. Yrityksessä käytössä olevat ISO-standardit edellyttävät, että yritys hallinnoi muutoksia ja että jäljitettävyys voidaan todentaa. Nykyinen muutoksenhallintajärjestelmä siirrettiin Web-pohjaiseksi 2015, ja se on ollut haasteellinen käyttäjilleen. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää käyttäjien kokemat ongelmat ja kehitysehdotukset olemassa olevaan järjestelmään. Kehittämällä järjestelmää voidaan saada siitä mielekkäämpi käyttäjilleen ja tukea myös yrityksen liiketoimintaa. Teoreettisessa viitekehyksessä keskityttiin käyttöliittymän käytettävyyteen ja kuinka sitä voidaan parantaa. Teoriassa esiteltiin yleisesti tunnettuja käytettävyysteorioita ja muutoksenhallintaa sekä yrityksessä olevaa muutoksenhallintaprosessia. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivista tutkimusotetta hyödyntäen, koska se sopii käyttäjänäkökulman ja subjektiivisen näkökulman esille tuomiseen. Aiheeseen tutustuttiin tutkimalla yhtiön sisäistä järjestelmää ja siihen liittyvää dokumentaatiota. Yrityksen IT-tukihenkilö esitteli järjestelmää ja sen toimintoja. Tutkimus suoritettiin teemahaastattelemalla järjestelmän pääkäyttäjiä. Tutkimustuloksissa esiteltiin muutoksenhallintajärjestelmää ja käyttäjien siinä kokemat ongelmakohdat ja niihin löydetyt kehitysehdotukset. Tärkeimmiksi kehityskohteiksi tutkimuksesta nousi esille roolien ja vastuiden selkeyttäminen, visuaaliset muutostarpeet sekä toiminnallisten ongelmien korjaaminen järjestelmään. Muutoksenhallintajärjestelmän käyttäjiltä saadun palautteen perusteella käyttäjien mukaan ottaminen järjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen on suositeltavaa. Tutkimuksen viitekehys soveltuu järjestelmien käytettävyyden kehittämiseen, mutta koska järjestelmä on räätälöity yrityksen tarpeisiin, tuloksia voitaisiin hyödyntää vain rajallisesti.

CP Kelco Ltd. manages company changes by using a tailored change management system. The ISO-standards used by the company require that the company monitors the changes and that their traceability can be verified. The current change management system became web-based in 2015, and since than it has been challenging to use for its users. The aim of this study was to examine the problems experienced by the users and develop improve-ments for the existing system. By developing the system, it would become more meaningful to the users and support the company's business. The theoretical framework focused on the usability of the user interface and how it could be improved. The theory part presented well-known usability theories as well as change management and the current change management process in the company. The study was implemented with a qualitative approach because it was suitable for highlighting the sub-jective user perspective. The topic was explored by examining the company's internal sys-tem and related documentation. The company's IT support person introduced the system and its functions. The study was implemented by conducting theme interviews with the main system administrators. The results presented the existing system and the problem areas reported by the users as well as improvement proposals. In this study the main improvement points focused on the clarification of roles and responsibilities, visual change needs and improving the functional-ity of the system. Based on the feedback received from the users of the system, the involvement of the users in the design and development of the system is recommended. The frame of reference is suitable for the development of the usability of the systems in general, but as the system is tailored for the needs of the company, the results can only be used to a limited extent.