Ohje M2-matkalaskujärjestelmän opetuskäyttöön Haaga-Helia ammattikorkeakoulun johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelman opiskelijoille

Abstract

Tässä opinnäytetyössä raportoidaan M2 matkalasku- ja kuluhallintajärjestelmäliittymän suunnittelusta, käyttöönotosta sekä ohjeen laatimisprosessista Haaga-Helia ammattikorkeakoulun johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelman opiskelijoille. Matkahallintajärjestelmä ollaan ottamassa ensimmäistä kertaa johdon assistenttien opetukseen kevätlukukaudella 2017. Lisäksi opinnäytetyön tekijä toimi projektipäällikkönä toimeksiantajan, eli Haaga-Helian, puolella.

Projektipäällikön tärkeimpiin tehtäviin kuuluivat sisällön suunnittelu opiskelijoiden etua ajatellen sekä aikataulusta, työtehtävien jaosta että viestinnästä vastaaminen. Tässä raportissa kuvataan aikataulusuunnitelman ja työtehtävien osittamisen teoriaa ja kuvataan projektin eteneminen käyttäen hyväksi näitä apuvälineitä. Projekti hoidettiin yhteistyössä Visma Enterprise Oy:n työntekijän kanssa, joka vastasi ohjelmistotoimituksen teknisestä toteutuksesta.

Ohjeen sisältö on suunniteltu opinnäytetyön tekijän kokemusten sekä kyselyn vastausten vahvistaman käsityksen mukaan siten, että se sisältää mahdollisimman hyvin käytetyimpien toimintojen käsittelyn. Ohjevideoilla, joita on neljä kappaletta, esitellään yleisimpiä toimintoja, joita ovat matkalaskujen, kuluveloituslaskujen ja kilometriveloituslaskujen tekeminen, laskuilla ostotapahtumien kululajien valinta ja selitteiden kirjaaminen, tiliöintiasetusten valinta sekä laskujen lähettäminen hyväksyttäväksi. Lisäksi ohjeessa käsitellään lyhyesti laskun hyväksyminen. Ohjeen lopuksi ohjeistetaan M2 Mobiilin käyttöönottamiseen.

Ohjevideoiden lisäksi opinnäytetyön tekijä on laatinut harjoitustehtäviä, joiden avulla opiskelijat voivat harjoitella laskujen tekemistä. Ensimmäisen osan harjoitustehtävät ovat samankaltaisia tai samoja kuin ohjevideolla ja toisen osan harjoitukset ovat soveltavia tehtäviä eri tilanteista. Opiskelijakäyttäjille ohjelmoitujen kuvitteellisten ostotapahtumien avulla hh-opetuskantaan on voitu luoda todelliseen verrattava tilanne.

Ohjeesta on hyötyä opiskelijoille, jotka todennäköisesti käyttävät M2 matkahallintajärjestelmää jo työharjoittelussa. Opetuksessa käytettävä M2 Blue-käyttöliittymä on otettu käyttöön vuonna 2015, ja vaikka vanhempi M2 Classic versio on vielä käytössä valtaosalla, on todennäköistä, että siinä vaiheessa, kun opiskelijat siirtyvät työharjoitteluun tai työelämään ja käyttämään matkahallintajärjestelmää, on uusi versio päivittynyt yhä useammalle.