Selvitys kokoustilojen varausmenetelmistä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitä varausmenetelmää suositaan kokoustilan varaamisessa. Suositaanko tarjouspyynnön tekemistä vai varataanko kokoustilaa mieluummin itsepalveluna. Tutkimuksen alaongelmana oli kokoustilasivustojen käyttö.

Opinnäytetyö koostuu kuudesta luvusta. Työn tietoperusta koostuu kahdesta luvusta, jossa avataan työhön liittyviä käsitteitä, esitellään kongressitilastoja, kerrotaan kokousalan tulevaisuudesta sekä esitellään ja vertaillaan toimijoita, jotka tarjoavat kokoustilojen varauspalveluja. Työn empiiristä osaa käsitellään luvuissa 4 ja 5. Näissä luvuissa kerrotaan tutkimusmenetelmästä ja aineiston keruumenetelmästä sekä esitetään tutkimuksesta saatuja tuloksia. Viimeisessä luvussa tuodaan esiin opinnäytetyötekijän johtopäätöksiä ja kehitysehdotuksia, jonka lisäksi tuodaan esiin tutkimuksen luotettavuutta ja arvioidaan opinnäytetyöprosessia.

Opinnäytetytön tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimusmetodiksi valittiin sähköistä kyselylomaketta, jota luotiin Google Forms -työkalua käyttäen. Kyselyjä luotiin kaksi kappaletta. Yksi kysely oli tarkoitettu kokoustiloja tarjoaville yrityksille ja toinen oli tarkoitettu kokoustiloja varaaville asiakkaille. Ensimmäinen kysely sisälsi 10 kysymystä ja toinen 12 kysymystä. Kysymykset olivat pääosin avoimia kysymyksiä. Kysely lähetettiin yrityksille opinnäytetyötekijän sähköpostilta, jossa oli linkki kyselyyn. Kysely lähti tammi – helmikuussa yhteensä 901 yritykselle, josta saatiin 140 vastausta.

Tulokset osoittivat, että kokoustiloja tarjoavat yritykset suosivat tarjouspyyntöjä eivätkä halua luopua niistä, koska se poistaisi suoraa kontaktia asiakkaisiin. Kun taas puolet asiakkaista, jotka varaavat kokoustiloja, vaaraa kokoustilaa mieluummin itsepalveluna ja puolet tekee mieluummin tarjouspyynnön. Tarjouspyyntöjen hyödyt nähtiin suurempina kuin haitat, kokoustiloja tarjoavien yritysten näkökulmasta. Asiakkaiden mielestä tarjouspyynnön tekeminen on tasapuolisesti joko työlästä, helppoa tai se riippuu tarjoajasta ja kokouksesta. Tutkimuksesta myös selvisi, että kokoustilasivustoja käytetään todella vähän. Melkein kukaan vastanneista asiakkaista ei ollut varannut kokoustilaa kokoustilasivustoilta. Suuremmalla osalla kokoustiloja tarjoavien yritysten varauksista ei tule ollenkaan kokoustilasivustojen kautta.

Kehitysehdotuksina ehdotetaan, että kokoustilasivustoja markkinoitaisiin ja kokoustilojen hintoja laitettaisiin näkyville. Lisäksi ehdotetaan, että tarjottaisiin uutta kokousteknologiaa, itsevarauspalvelumahdollisuutta ja chatbot -ohjelman lisäämistä nettisivuihin. Asiakkaiden kehitysehdotuksia olivat virtuaalinen esitys kokoustiloista kuvilla ja videoilla ja toivottiin selkeää kuvausta, mihin kokoustila soveltuu. Jatkotutkimusta varten voisi tehdä haastattelun kyselyn sijaan ja selvittää yritysten tulevaisuudensuunnitelmia liittyen kokousalaan.