Tuote- ja spesifikaatiotietojen hallinta

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin Valtra Ab Oy:lle, kun uudesta tuotteesta tarvittiin selkeää ja tarkkaa spesifikaatiotietoa yrityksen eri toiminnoille kuten markkinoinnille, kirjojen tekijöille ja huolto-osastolle. Työssä suunniteltiin tietokanta, joka nopeuttaa ja helpottaa tiedon hankintatyötä. Tavoitteena oli tehdä tietokanta, josta löytyy kaikki tarvittavat tiedot yhdestä paikasta. Työssä käytettiin paljon PDM-järjestelmää. Tuotetiedonhallintajärjestelmä on todella hyödyllinen työkalu tuotteelle, kun yrityksen sisällä on paljon erilaisia toimintoja ja salaisia tietoja, joita jaetaan monille osapuolille. Kaikki jaettava tieto on löydettävissä PDM-järjestelmistä. Tiedonhallinta perustuu hyvin hallittuun nimikkeistöön, jossa jokaiseen yksilölliseen nimikkeeseen on linkitetty siihen liittyvä tieto. Esimerkiksi johonkin tiettyyn nimikkeeseen voi olla linkitetty 3D CAD -tiedosto, tekninen piirustus, kuva kokoonpanosta ja joku osaan liittyvä standardi. Järjestelmä näyttää myös, mihin kyseinen osa on linkitetty. Yksittäisen tiedon löytäminen järjestelmästä on haastavaa, ellei tiedä tarkkaan mitä hakee ja mistä. Aiemmin aikaa kului paljon eri toiminnoille tietojen hankintaan. Myös työhön kului aikaa huomattavia määriä palaverien pitämiseen eri osastojen toimintojen kanssa, jotta he saivat tarvittavan tiedon omiin tarpeisiinsa. Tässä opinnäytetyössä koottiin tarpeelliset tiedot yhteen tiedostoon/tietokantaan, jonka löytää PDM-järjestelmästä. Lopputuloksena yritys sai yhden kokonaisvaltaisen tietokannan, josta on hyötyä useille toiminnoille yrityksessä. Tietokantaa täydentäessä haastateltiin useita eri toimintoja ja monia henkilöitä. Haastatteluissa kävi ilmi, että tällainen tietokanta on todella hyödyllinen ja kaivattu. Se säästää aikaa ja resursseja huomattavasti, kun jokainen, joka tietoa tarvitsee, tarkistaa tiedon itse tietokannasta. Tiedot päivittyvät itsestään, kun suunnittelijat täyttävät ja päivittävät taulukkoa muutosten yhteydessä. Tällöin tieto on ajanmukaista on ja paikkansa pitävää.

The thesis was made for Valtra Ab Oy. The objective of the thesis was to develop a simple way to share information between different departments of the company. As new products are constantly being developed, there is a constant need for ac-curate and valid specification information. Information must be available for dif-ferent departments of the company such as marketing, book design and product service. My project was to design an information database, which would make data mining process easier and faster, and where all the data could be found in one place. The new product database built for Valtra Ab Oy utilizes the Product Data Man-agement (PDM) system. Product data management uses a software to track and control data related to a particular product. PDM system is a safe and easy way to share product information between departments. The new information database is based on organized nomenclature. Every single nomenclature has different information linked to it, such as 3D data, technical drawing and standard docu-ments. The system also shows all the links the specific nomenclature has been attached to. In the PDM system finding specific information on a singular item is extremely challenging, especially if the users do not know exactly what they are looking for. Data mining for different departments took a lot of time and often meetings were necessary in order to share information between different depart-ments. The information database I created as my thesis collects all the necessary information into one place, where it can be found. As an end result the company has received one informative database where all necessary information can be found easily and shared between different depart-ments. In making this project I interviewed a vast number of staff members from different departments. The feedback was very positive and the common opinion was that the database was very useful. Overall the database saves a lot of time as everyone can check the information they need independently from the database. Product details and developments can be updated within the database and all new information is available immediately. As the database is kept up to date, the information remains valid.