Asiakkuuden hallinta relaatiotietokannan avulla : Case: Tietokannan rakentaminen Karhukopio Oy:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli rakentaa toimiva relaatiotietokanta asiakkuuden hallintaan ilman erityistä ohjelmointiosaamista. Tietokanta kehitettiin Karhukopio Oy:n satelliittitoimipisteen tarpeisiin tallentaa tietoa asiakkaista ja seurata heidän tilauksiensa edistymistä. Tietokanta toteutettiin Microsoft Access 2003 -ohjelmalla, koska yrityksellä oli tämä ohjelma jo hankittuna satelliittitoimipisteeseen ja aiemmin kerätyt asiakastiedot oli helposti yhdistettävissä tähän sovellukseen. Asiakas- ja tilaustietoja oli toimipisteessä aiemmin kerätty Microsoft Excel 2003-taulukkoon. Työn toteuttaminen vaati tutustumista asiakkuuden hallinnan teoriaan ja relaatiotietokannan käsitteeseen. Tietokannan toteuttamisessa perehdyttiin myös tarvittavien sovellusten käyttöön sekä vaiheittaiseen projektityöskentelyyn. Työn empiirisessä osassa määriteltiin tarvittavat tiedot asiakkaista ja tilauksista, joiden pohjalta suunniteltiin vaiheittain tietokannan rakenne. Suunnitelman mukaan rakennettiin tietokannan elementit ja luotiin niiden pohjalta hyötytoimintoja tietojen raportointia varten. Tietokantarakenteelle laadittiin myös helppokäyttöinen käyttöliittymä, jonka avulla tietoja voitiin syöttää ja käsitellä ilman tietokantarakenteen tarkkaa tuntemusta. Tietokannan toimivuutta testattiin käyttämällä sitä todellisessa työtilanteessa. Käytön myötä kehittämisen ja muotoilun jälkeen, rakennettu tietokanta todettiin hyväksi tietokantapohjaksi pienen toimipisteen asiakkuuksien ja tilausten seurannalle. Pitkäaikaisemman testikäytön jälkeen tietokantaa voidaan mahdollisesti laajentaa myös toimipisteen tuotantotilanteen seurantaan.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to build a working relative database for customer relationship management without particular programming knowledge. Database was developed according to the needs of the special satellite-office of Karhukopio Ltd. The main purpose was to store customer data and follow the workflow. Database was made with Microsoft Access 2003 -program because Karhukopio Oy already had this program in use in this particular office. Also the customer- and workdata collected earlier was easily combined with this application. The data had earlier been collected on Microsoft Excel 2003 -data sheet. To be able to complete this task, it was necessary to get familiar with the theory about customer management and the concept of relative database. Also it was vital to get to know the commands of the used programs and to manage the different progress phases of the project. In the empirical part of this thesis, the required information about the customers and orders were defined and used as the base of the database structure planning. According to this plan the elements of the database were built and developed on to useful functions for further reporting. A practical application was compiled to reflect the data structure so that the data could be inserted and processed without exact knowledge of the data system. The operations of the database were tested by using the application in actual work situation. After using, developing and redesigning the database, it was noticed that the database forms a functional data frame for the customer and workflow management in the small office environment. It was also found out that the database has a flexible structure and the possibilities in expanding the data network in this particular office are good.