Sisäisen viestinnän kehittäminen työterveyshuollon organisaatiossa : intranetin käyttöönotto ja kehittäminen

Abstract

Työyhteisöviestintä on olennainen osa toimivaa työyhteisöä ja viestinnän toimivuus on edellytys organisaation toiminnalle ja menestykselle. Jatkuvasti muuttuva ja kehittyvä työelämä lisää vaatimuksia organisaatioiden toimivien tiedonkulkujärjestelmien kehittämiseksi. Liikkuva työ ja etätyö ovat osa nykyaikaa ja ne tulevat todennäköisesti tulevaisuudessa vielä lisääntymään soveltuvin osin myös terveydenhuoltoalalla. Sujuva tiedonkulku ja tiedonhallinta ovat tärkeä osa jokaisen organisaation laadunhallintaa.

Kehittämisprojektin tavoitteena oli kehittää Länsirannikon Työterveys Oy:n sisäistä viestintää ja tiedonkulkua ottamalla käyttöön organisaatioon oma sisäinen intranet. Länsirannikon Työterveys Oy on työterveyshuoltopalveluita tuottava osakeyhtiö joka on perustettu vuonna 2012. Länsirannikon Työterveys Oy:llä on kuusi omaa toimipistettä Varsinais-Suomen ja Satakunnan alueella. Kasvavalla organisaatiolla oli tarve saada oma sisäinen intranet jatkuvasti kehittyvän työn tueksi ja työyhteisön viestinnän apuvälineeksi.

Projektin alussa ennen varsinaisen intranetin rakentamista tehtiin henkilöstölle ryhmähaastattelut joiden tavoitteena oli tuottaa tietoa siitä, minkälaisia haasteita Länsirannikon Työterveys Oy:n henkilöstö on kokenut viestinnässä ja mitä henkilöstö toivoo tulevan intranetin toiminnoilta, sisällöiltä ja rakenteelta. Intranetin rakentamisen pohjana käytettiin organisaation laatukäsikirjaa ja rakentamisessa hyödynnettiin lisäksi näitä henkilöstöltä haastatteluissa nousseita ideoita, toiveita ja tarpeita. Intranetin rakentamisen jälkeen käyttöönotto toteutettiin asteittain. Kolmen kuukauden kuluttua käyttöönotosta tehtiin käyttäjille webpropol-kysely, jonka tavoitteena oli koota käyttäjien kokemuksia ja toiveita intranetin edelleen kehittämiseksi.

Projektin tuloksena otettiin käyttöön uusi intranet, jonka toimintoja ja käytännöllisyyttä kehitetään tulevaisuudessa edelleen käyttäjien tarpeet huomioiden. Kyselyn tuloksien perusteella henkilöstö oli pääosin tyytyväisiä uuteen intranetiin, vaikka se oli tehdyn kyselyn aikaan vielä osittain rakenteilla. Kyselyn tekeminen koettiin hyödylliseksi intranetin jatkokehityksen kannalta. Projektiorganisaation näkökulmasta henkilöstön mukaan ottaminen kehittämisprojektiin ryhmähaastattelujen ja kyselyn kautta todettiin hyödylliseksi myös uuden työvälineen implementoinnin näkökulmasta; osallistava ote vaikuttaa työyhteisön valmiuteen ottaa uusia työvälineitä käyttöön. Intranetin kehittämisessä on tärkeää kuunnella loppukäyttäjiä.

Organizational communication is linked to every process and action in any company and it is also an essential requirement for success. The working life nowadays is continuously changing and organizations need efficient medium to control the perpetual information flow. It is important that the personnel can access the information and instructions that they need quickly and easily. A good flow of information is also vital in the company’s quality control.

This thesis discusses the development project that was launched for Länsirannikon Työterveys Ltd, an occupational health care corporation, to improve the company’s organizational communication. The purpose of this project was to establish an internal intranet for the corporation.

Before the actual construction of the intranet qualitative semi-structured group interviews of the personnel were conducted. The company’s quality manual was the basis of the intranet and the ideas and needs of the personnel raised from the interviews were utilized in the development process. The intranet was introduced to the personnel gradually. A survey was conducted three months after the introduction and utilisation of the intranet. The aim of the survey was to collect the personnel’s views on the intranet and gather their wishes for further development.

As the result of this project, the new intranet was launched and continues to be developed. The results of the survey indicated that the personnel were mainly pleased with the new intranet even though it was still partially under construction. Conducting the survey was very beneficial for the further development of the intranet. It is recommended that the survey will remain as an annual measurement of the intranet’s functionality. Involving the personnel with the development project by using group interviews and the survey proved to be a useful way to implement the new intranet.