Toimintajärjestelmän käyttöönotto kolmannen sektorin organisaatiossa : integrated management system

Abstract

IMS toimintajärjestelmä (engl. integrated management system) on johtamisen, laadunhallinnan ja tiedonhallinnan apuväline, jonka käyttöönoton on tarkoitus auttaa yritystä tai organisaatiota parantamaan suoritustaan, asiakastyytyväisyyttä sekä henkilöstön työhyvinvointia. Toimintajärjestelmän käyttöönotto vaatii usein tarkan suunnittelun sekä ryhmän, joka käyttöönottoa edistää aktiivisesti.

Nauha ry:ssä toimintajärjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2012 alkaen, mutta laajamittainen käyttöönotto sekä järjestelmän sisällön viimeistely on jäänyt tekemättä. Tämän kehittämisprojektin tarkoituksena oli selvittää minkälaisia tekijöitä toimintajärjestelmän käyttöönottoon ja sen onnistumiseen liittyy, miten niitä voidaan soveltaa kyseessä olevaan organisaatioon sekä suorittaa itse toimintajärjestelmän käyttöönotto ja viimeistely. Kyseessä on siis toiminnallinen opinnäytetyö.

Kehittämisprojektin aikana havaittiin, että toimintajärjestelmän käyttöönottoa voidaan vauhdittaa sen arkityöhön liittämisellä sekä koko henkilöstön sitouttamisella toimintajärjestelmän käyttöön ja ylläpitoon. Näiden havaintojen avulla pyrittiin tuomaan toimintajärjestelmä mahdollisimman luonnolliseksi osaksi arkityötä koko organisaatioon. Toimintajärjestelmä otettiin osaksi arkea esimerkiksi siirtämällä usein käytettyjä raportointeja sekä dokumentteja toimintajärjestelmään. Lisäksi työntekijöitä koulutettiin runsaasti IMS Ohjelmiston käyttöön ja toimintajärjestelmän tavoitteisiin ja hyötyyn.

Integrated management system (IMS) completes and supports management, leadership and quality management issues. IMS is supposed to help and improve organization’s outcome, customer satisfaction and well-being of employees. Implementing the integrated management systems tends to acquire a specific planning and an implementing team that helps the progress of implementation.

At this third sector organization, the integrated management system has been used for four years before the start of the development project although the system has not been fully completed. The purpose of this development project was to find out what kind of factors implementing the integrated management systems includes and which specific factors enhance the success of the implementation. Also, the development project aimed to define how to apply these factors in this third sector organization and use them to execute the final implementation.

During the development project, it became evident that it is possible to slightly speed up the implementation progress by integrating it to the daily work duties, such as transferring certain documents and reports into the new system, and by engaging the personnel in using and updating the IMS. The aim was to use these observations to make the implementation of the integrated management system as easy as possible, and to profit the whole organization.