Palkkaprosessin kehityskohteiden kartoitus ja palkanlaskenta : Pirkanmaan Senioripalvelut Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli helpottaa toimeksiantajayrityksen Pirkanmaan Senioripalvelut Oy:n palkanlaskijoiden ja hoitotyön esimiesten työtä tuoden esille palkkaprosessin ongelmakohdat. Tarkoituksena oli kyselytutkimuksen avulla kartoittaa palkkaprosessin nykytilaa ja ongelmakohtia. Opinnäytetyön toisena tarkoituksena oli koota teoriatietoa palkkahallinnon ja palkanlaskennan keskeisistä asioista.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä tuodaan esille keskeiset palkkahallinnon ja palkanlaskennan asiat lain vaatimusten sekä myös toimeksiantajayrityksen käytössä olevassa yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksen näkökulmasta. Opinnäytetyön teoriaosuus perustuu pääosin ajankohtaisiin verkkolähteisiin ja alan kirjallisuuteen.

Palkkaprosessin ongelmakohtien kartoitus toteutettiin laadullisella tutkimuksella, jossa tutkimusaineisto kerättiin kyselylomakkeella. Kyselylomake lähetettiin sähköisesti kahdelle palkanlaskijalle ja viidelle hoitotyön esimiehelle. Vastauksia saatiin kuudelta henkilöltä. Vastausten avulla tutkittiin heidän kokemuksiaan palkkaprosessin ongelmakohdista.

Tutkimuksessa selvisi, että ongelmat johtuvat osittain palkanlaskentaohjelmien teknisistä ongelmista, esimerkiksi siitä, että ohjelmat eivät kommunikoi riittävästi keskenään, vaan liikaa työtä jää muistin varaan ja manuaalisesti vietäväksi. Esille nousi myös, että inhimillisiä virheitä tapahtuu, kun tietoa pitää viedä moneen eri paikkaan. Lisäksi selvisi, että tiettyjä kohtia työsopimuksessa ja Titania-ohjelmassa täytetään puutteellisesti, koska niiden täyttämisessä on epäselvyyttä.

Kyselytutkimuksessa ilmeni, että sekä palkanlaskijat että hoitotyön esimiehet toivovat, että yhteisiä palavereja pidetään ja kuunnellaan kummankin osapuolen toiveita. Tärkeäksi koettiin myös prosessikuvaukset, henkilökunnan perehdytys ja koulutus.

Tämän opinnäytetyön myötä saatiin nostettua esiin palkkaprosessin ongelmakohdat sekä tehtyä palkanlaskennasta teoriaosa, jota voivat käyttää käytännön työssä apunaan hoitotyön esimiehet, palkanlaskijat ja esimerkiksi kesälomasijaiset. Jatkotutkimusaihe tälle työlle voisi olla kattava prosessikuvaus ja siihen liittyvän työohjeen laatiminen.

The aim of this thesis was to facilitate the work of the payroll clerks and the supervisors of nursing in the commissioning company Pirkanmaan Senioripalvelut Oy by bringing up the difficulties in the payroll process. One goal was to chart the payroll process and the occurrence of any problems. Another goal of this thesis was to gather theoretical information on the key issues of payroll administration and payroll calculation.

The theoretical frame of reference of this thesis described the key issues of payroll administration and payroll calculation from the perspective of the legal requirements as well as of the collective agreement in the private social service sector used by the commissioning company. The theoretical part of the thesis is based on literary and Internet sources of the field.

The issues in the payroll process were mapped through a qualitative survey and the data were collected by using a questionnaire. The questionnaire was sent electronically to two payroll clerks and to five supervisors of nursing. The responses were obtained from six of them. Using the responses to the questionnaire the issues in the payroll process were then examined.

The results revealed that the issues are partly due to technical problems in the payroll programs, for example the fact that the programs do not communicate adequately with each other and too much remains to be remembered and run manually. The survey showed that human errors do happen when information must be keyed into various locations. It also appeared that certain points in the employment contract and in Titania program are inadequately completed, due the ambiguity.

The questionnaire revealed that both the payroll clerks and the nursing supervisors hope for joint meetings to be held and wishes of both parties to be listened to. They also experienced process overviews, staff orientation and training important.

This thesis brought up the problems in the payroll process, and resulted in a theoretical guide on payroll calculation, to be used by the nursing supervisors, the payroll clerks and for example temporary summer workers, to assist them in their practical work. A further study on the subject of this thesis could be a comprehensive process overview and the compilation of work instructions related to that.