Rahoittajakohtaisesta projektikustannusten hyväksymisestä projektitulojen kirjausohjeisiin

Abstract

Tätä nykyä tutkimuslaitosten, yliopistojen ja korkeakoulujen haasteena on ulkopuolisen kilpailtavan tutkimusrahoituksen hankinta. Rahoitusta haetaan monilta eri rahoittajilta, joilla on hyvin erilaisia rahoitusehtoja. Ulkopuolisen rahoituksen hallinta edellyttää hyvää projektinhallintaa, jonka yksi tietoalue on kustannusten hallinta. Siihen kuuluvat resurssien suunnittelu, kustannusten arviointi, budjetin asettaminen sekä tulojen ja kustannusten kirjaaminen, seuranta ja raportointi.

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia kolmen eri tutkimuslaitoksen ja MMM:n tietopalvelukeskuksen tilastotehtävien fuusiona 1.1.2015 muodostetun Luonnonvarakeskuksen taloustoimijoille rahoittajakohtaisia projektitulojen kirjausohjeita. Samalla yhtenäistettiin rahoittajille lähtevien maksatushakemusten, kustannustilitysten, laskutusten ja projektitulojen kirjaustapahtumiin liittyviä käytäntöjä. Tutkimustehtävänä oli rahoittajakohtaisiin projektituloihin liittyvät kirjaustapahtumat.

Kehittämistyön teoriaosuus käsitteli projektin käsitettä, projektivastaavan tehtäviä ja vastuuta, projektin elinkaarta, projektinhallintaa, projektien rahoituslähdeluokittelua ja rahoittajien rahoitusehtoja sekä valtion viraston taloudenpitoa koskevia säännöksiä ja ohjeita. Tutkimuksessa keskityttiin projektien talousraportointiin sisältyviin projektitulojen kirjaustapahtumiin.

Kehittämistyö toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Kehittämistyössä käytettiin kolmea erilaista tutkimusmenetelmää. Dokumenttianalyysissä hyödynnettiin aiheesta tehtyjä uusia ja aiempia ohjemateriaaleja. Dokumenttianalyysin pohjalta tehtiin projektituloja kirjaaville taloustoimijoille kysely, mitä toiveita heillä oli kirjausohjeen sisällölle. Yksilö- ja ryhmähaastatteluilla pyrittiin yhtenäistämään fuusiolaitosten erilaisia toimintatapoja ja laatimaan samanaikaisesti projektitulojen kirjausohjeita. Tutkimuksen tuloksena laadittiin rahoittajakohtainen projektitulojen kirjausohje.

Research institutes, universities and higher education institutions are currently facing the challenge of obtaining external competitive funding for research. Funding is applied for from various fund providers having a wide variety of funding terms. The management of external funding requires good project management, with cost management being one knowledge area. This includes resource planning, cost estimation, budget definition and the entering, monitoring and reporting of revenue and costs items.

The objective of this thesis was to create specific instructions on making entries concerning each funding provider, in order to have this information available to the finance operators working for the Natural Resources Institute Finland (Luke). Luke was established on 1 January 2015, when the statistics services of three research institutes and the information centre of the Ministry of Agriculture and Forestry were merged. In addition, the practices related to cost declarations, invoicing, payment requests to funding providers and entry events for project revenue were harmonised in the course of this work. The research scheme involved the entry events related to project revenue from various fund providers.

The theory part of the development work discusses the following topics: definition of a project; tasks and responsibilities of a project leader; project life-cycle; project management; classification of the funding sources of a project; funding terms of fund providers; and regulations and instructions applied to the financial management of government offices. This study focuses on those entry events for project revenue that are included in the financial reporting for projects.

The development work was implemented with qualitative research methods. Three different research methods were used in the development work. The document analysis is based on the most recent relevant instructions as well as previous instruction material. The document analysis was used as the basis for creating a survey that was sent to the finance operators responsible for making project revenue entries, in order to map their needs concerning the content of the instructions on making entries. Individual interviews and focus group interviews were organised with the objective to harmonise the various operating methods of the merged institutes and, at the same time, to create the instructions for making project revenue entries. Specific instructions for making entries concerning each funding provider were created as a result of this research.