Intranetin siirtotyö ja O365-palveluiden kehittäminen SASKY koulutuskuntayhtymässä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on dokumentoida SharePoint on-premises siirtoa Office 365 -palveluun ja siirtotyötä osana laajempaa palveluiden käyttöönottoa SASKY koulutuskuntayhtymässä.

Työn tavoitteena oli kehittää viestintää, intranetin sisältöä ja toimintaa sekä kokeilla ja käyttöönottaa työryhmätyöskentelyyn soveltuvia yhteistoiminnallisuutta ja sosiaalista vuorovaikutusta tukevia sovelluksia.

Työn teoriaosuus kuvaa viestintää, yhteisöviestintää sekä intranetin roolia yrityksen viestinnässä. Teoriaosuus vertailee myös SharePoint on-premises ja SharePoint Online -ohjelmistoja ja sekä pilvipalveluun siirtymisen hyötyjä.

Työssä kuvattiin SharePoint on-premises -intranetin ongelmia, uuden intranetin suunnittelu ja rakentaminen SharePoint Online -sovelluksella ja projektiryhmän havaintoihin perustunut parannustyö. Office 365 -sovelluksien kokeilua ja käyttöä kuvattiin osana viestinnän kehitystyötä. Erityisesti pohdittiin työryhmätyöskentelyn näkökulmasta eri sovelluksien hyödyllisiä ominaisuuksia ja käyttötapoja.

Työn lopputuloksena voi todeta, että asetetut tavoitteet intranetin siirtotyölle saavutettiin hyvin. Office 365 on kuitenkin muuttuva ja kehittyvä ohjelmisto- ja palvelukokonaisuus, josta organisaation tarpeisiin soveltuvien ominaisuuksien kokonaisvaltainen käyttöönotto vaatii edelleen paljon tukea ja kehitystyötä. Työyhteisön viestinnän kehittymisessä ja muutoksessa on kyse myös työtapojen muutoksesta, jota sovelluksien on tuettava. Intranetin käyttötavoissa, haku-toiminnossa ja dokumenttienhallinnassa on vielä paljon kehitettävää ja Office 365 -palvelun käyttöönotto koulutuskuntayhtymässä jatkuu.

The purpose of this thesis was to document the migration of SharePoint On-Premises intranet to Office 365 as part of extensive implementation of services at the SASKY Municipal Education and Training Consortium.

The aim of the thesis was to develop communication and intranet functionality as well as experiment with and implement suitable applications, which support collaborative and social interaction in the workgroups.

The theoretical part of the thesis describes communication, workplace communication, and the intranet's role in organizational communication. The theoretical part also com-pares the SharePoint On-Premises and SharePoint Online software and the benefits of moving to the cloud.

The work described the problems of the SharePoint On-Premises intranet, the design and building of a new intranet with SharePoint Online and improvement work based on observations of the project group. The experimentation and use of Office 365 applications were described as part of the communication development work. Useful features and methods to use different applications were considered particularly from the aspect of developing the teamwork.

As a result of this work, it can be stated that the established goals for migration were well achieved. However, Office 365 is a changing and evolving group of software and services subscriptions, and the comprehensive deployment of features suitable for organizational needs still requires a lot of support and development work. The development and change in the workplace communication is also about the change in working methods that requires supporting applications. There is still a lot of work remaining in the development of the intranet as regards overall usability, the search function and document management, and the implementation process of the Office 365 service is continuing at the SASKY Municipal Education and Training Consortium.