Sosiaalisen intranetin käyttäjäkeskeinen suunnittelu : ERP-järjestelmän digitaalisen työyhteisöviestinnän kehitysprojekti

Abstract

Työyhteisöjen kilpailukyky ja tehokkuus perustuu tietämyksen ja osaamisen jakamiseen etenkin globaaleissa ympäristöissä. Tiedosta on tullut merkittävää pääomaa liiketoiminnassa. Sosiaaliset työkalut toimivat tärkeässä osassa tietämyksen ja osaamisen jakamisessa. Ne mahdollistavat yhteisölliset sisällöt ja virtuaalisen vuorovaikutuksen fyysisestä sijainnista tai aikavyöhykkeistä riippumatta. Parhaimmillaan sosiaaliset työkalut voivat parantaa yrityksen tehokkuutta jopa 25 prosentilla.

Tässä opinnäytetyössä suunniteltiin intranetin sisältöjä ja rakennetta suuren, kansainvälisen yritys X:n IT järjestelmille. Ensin kehitettiin uuteen, sosiaaliseen intranetiin järjestelmien pääsivun eli palvelukortin rakenne ja visuaalisuus. Tämä toimi kaikkien IT-järjestelmien visuaalisen näkyvyyden konseptuaalisena pohjana. Lisäksi suunniteltiin ERP-järjestelmän muut sisällöt sekä rakenne tähän intranetiin. Sosiaalisen intranetin, verkkosuunnittelun sekä omaksumisen ja käyttöönoton teoriat perustuvat alan kirjallisuuteen, tutkimukseen sekä ammattilaisten kokemukseen ja tietämykseen kotimaisista ja kansainvälisistä lähteistä. Tutkimusasetelmana käytetty toimintatutkimus sopii hyvin tällaiseen yhteisölliseen suunnitteluun.

Haastatteluista saatiin selville tärkeimmät sisällöt palvelukorttia varten. ERP-järjestelmän laajat sisällöt saatiin tiivistettyä 20 prosenttiin alkutilanteesta ja niille suunniteltiin hyvä rakenne: tähän osallistui kymmenkunta ihmistä. Nämä toimet edesauttavat teorian mukaan käyttöä ja omaksumista, joita ilman tavoiteltuja hyötyjä ei saada. Haastatellut vahvistivat ERP-järjestelmän sisältöjen ja rakenteen parantuneen uudessa intranetissa.

Competitiveness and efficiency of a business is based on knowledge sharing and know-how, specially in the global market. Knowledge has become a significant resource in business life. Social technologies play a major role in sharing knowledge and know-how. These tools enable sharing of social content and virtual collaboration regardless of physical locations or time zones. Social technologies have potential to raise the productivity of business by 25 percent at the most.

This Master’s Thesis is about developing and designing structure and content in an intranet environment. The first item to be designed was the main page called Service Card of IT applications for the new social intranet of a large international corporate X. This created the concept for IT applications’ visual appearance. In addition, the large communicative content of ERP system has been designed using the same intranet. The theoretical background of this thesis is based on literature, research and experience and knowledge of the professionals about social intranet and technology, web-based design, deployment and adoption of information systems from domestic and international sources. The action research as research strategy works well for social designing.

The most relevant content for the Service Card was achieved through user interviews. The large content of ERP system was compressed down to 20 percent and the structure was designed by the cooperation of dozens of content owners. Based on theory these actions will enhance the intranet usage and adoption which are relevant to gain the targeted benefits. The interviewees confirmed that the new content and structure of ERP system in intranet was improved in comparison with the old tool.