Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton valmistelu : case Ocuspecto Oy

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmä (myöhemmin myös ”ERP” ja ”ERP-järjestelmä”, sanoista Enterprise Resource Planning) on tietojärjestelmä, jonka tavoitteena on tehostaa yrityksen toimintaa integroimalla halutut toiminallisuudet tiiviiseen kokonaisuuteen ja esittää se reaaliajassa. Toiminallisuudet on mahdollista jakaa karkeasti talouteen, tuotantoon ja varastoon. Tämä jaottelu kattaa lähes kaikki oleelliset ominaisuudet, tuottavuuslaskelmista ja laskutuksesta varastonhallintaan. Useat palveluntarjoajat tarjoavat mahdollisuuden valita tarvittavat toiminallisuudet osakokonaisuuksista, jolloin yrityksen ei tarvitse maksaa ominaisuuksista joita se ei käytä. Ominaisuuksien ollessa kytkettävissä päälle ja pois erikseen mahdollistaa päällä olevien ominaisuuksien hallinnan sekä uusien avaamisen nopeasti ja helposti ilman suurta työmäärää. Yrityksen toiminta pienenä toimijana ennen laajentumista ilman ERP-järjestelmää voi olla sujuvaa, mutta yrityksen laajentuessa toiminnan pitäminen sujuvana sekä kokonaisuuden hahmottamiseksi ja sen hallitsemiseksi ERP-järjestelmän hankinnalle syntyy suuri tarve.

Tutkimuksessa kuvattiin toimeksiantajana toimivan pk-yrityksen Ocuspecto Oy:n toimintaa ERP-järjestelmän hankintaa edeltävänä aikana sekä sen hankinnan aikana, sekä osallistuttiin itse hankintaprosessiin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön saamiseksi. Projektissa käytiin lävitse toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi vaatimusmäärittelystä hyötyjen kuvaamiseen aina demonstraatioon asti käyttöönottoa lukuun ottamatta. Projektin aluksi kartoitettiin yrityksen sekä sen eri toimenkuvissa työskentelevien työntekijöiden vaatimukset ERP-järjestelmälle. Vaatimusmäärittelyn jälkeen oltiin yhteydessä kahteen suomalaiseen ERP-järjestelmän palveluntarjoajaan, joista molempien kanssa käytiin keskustelut, täyttääkö heidän tuotteensa yrityksen vaatimukset. Näiden perusteella päätettiin palveluntarjoaja, joka sopi yrityksen tarpeisiin paremmin. Tämän jälkeen palveluntarjoajalta saatiin käyttöoikeus demotiliin, jonka kanssa järjestelmän sopivuutta yrityksen tarpeisiin tarkasteltiin käytännössä. Demotilin kanssa suoritettiin myös pintapuolinen tutustuminen yrityksen sisällä, jotta yrityksen työntekijöillä olisi kosketuspintaa itse järjestelmään ennen varsinaista käyttöönottoa.

Enterprise Resource Planning (later also “ERP” and “ERP-system”) is an information system with a purpose to improve the efficiency of a company by integrating multiple functionalities in one system. Classifying the functionalities roughly under finance, production and stock covers most of the essential functionalities. This classification includes the majority of critical functionalities, from profit calculation and billing to inventory management. Several service providers offer the possibility to choose the needed functionalities, therefore, the company doesn’t need to pay for unused ones. The option to easily modify availability of functionalities allows customers to control the enabled features as well as quickly and effortlessly add new ones or remove existing ones. The operation of the company as a small business before expanding without an ERP was reliable, however the expansion of the business makes an ERP almost mandatory to understand and manage the whole and to maintain the smooth operation.

The project describes the procedures of an SME Ocuspecto Oy before and during the acquisition of an ERP. Project goes through the procurement process starting from requirement specification all the way to system demonstration, but excluding the deployment. Project started with formation of system requirement specification for the ERP with the help of the company and its employees on different positions. After requirement specification was done two Finnish service providers were contacted. Discussions of the requirements were carried with both service providers to ensure that the system they provide would fulfill the requirements. Based on the discussions, and other standpoints, system provider whose system fitted the company’s needs the best was chosen. The selected provider then offered a demonstration of the system using demonstration account, to prove its suitability in practice. In order to help employees, get accustomed to the use of the system before its actual deployment, a brief orientation was carried out along with the demonstration.