Projektitoimisto seurakuntayhtymässä : Esiselvitys ja perustamissuunnitelma

Abstract

Seurakuntien taloudellinen pohja hupenee vuosi vuodelta. Samaan aikaan seurakunnat suunnittelevat ja ottavat käyttöön uusia tai kehittävät jo käytössä olevia sisäisiä ja ulkoisia palveluita, toimintoja ja järjestelmiä. Käytettävissä olevien resurssien alati vähentyessä on keskityttävä tehtävän työn kustannustehokkuuteen ja järkiperäisyyteen pitäen samalla palvelutaso korkealla.

Projektitoiminta on seurakunnissa osa arkea, mutta järjestelmällisen projektikulttuurin vakiinnuttaminen osaksi organisaation työntekoa on vielä monessa seurakunnassa joko kesken tai vasta pohdinnan alla. Organisoidun projektitoiminnan käyttöönotolle ja kehittämiselle on kysyntää seurakuntatalouksissa kautta maan.

Projektitoimistoja perustetaan yleensä kokoamaan organisaation tai sen osan projektitoiminta yhden yksikön alle. Projektitoimisto ei kuitenkaan ole yksiselitteinen toiminto, vaan sen toiminta rakennetaan organisaation tarpeisiin sopiviksi. Projektitoimiston rooli ja asema yrityksessä voivat myös muuttua projektitoimiston elinkaaren aikana sen eri kehitysvaiheissa.

Opinnäytetyössä analysoitiin Tampereen evankelis-luterilaisen seurakuntayhtymän projektitoiminnan nyky- ja tavoitetilaa sekä ongelmia näiden välillä. Kartoitusta tehtiin omien huomioiden sekä toteutettujen kyselyiden ja teemahaastatteluiden perusteella. Tämän pohjalta koostettiin projektitoimiston perustamisen esiselvitys ja käyttöönottosuunnitelma. Opinnäytetyön tavoitteena oli esittää, millä tavoin projektitoimisto tuo organisaatioon lisäarvoa tehostamalla ja yhtenäistämällä projektitoimintaa ja mitkä toiminnot projektitoimistolle pitäisi ensisijaisesti määrätä. Tietoperustana opinnäytetyössä käytettiin projektinhallinnan alan kirjallisuutta.

Opinnäytetyö koostettiin yhden seurakuntayhtymän tilanteeseen pohjautuen, mutta havaitut ongelmat ovat hyvin yleisiä myös muualla kuin seurakunnissa ja julkishallinnossa. Opinnäytetyön tulokset sopivat samankaltaisten haasteiden kanssa painivien organisaatioiden käyttöön tarjoten valmiita ratkaisuja projektitoimiston perustamiseen. Opinnäytetyö auttaa organisaatioita pohtimaan, onko projektitoimisto juuri heille kelvollinen ratkaisu organisaation projektitoiminnan kehittämiseen.

This thesis was commissioned by the Federation of Tampere Evangelical Lutheran Parishes.

The purpose of this thesis was to get an overview of the current and desired state of project management practices in the organization. Furhermore, the thesis established whether or not a project management office (PMO) would prove to be beneficial in achieving the desired state of project management and constructing a healthy project culture to be adopted throughout the organization.

Data about the current and desired states of project management was collected based on previously existing information, personnel interviews, surveys and empirical knowledge of the organization. The data suggested that there are problems in the current state, but also a good basis for developing a project culture suitable for the organization.

The findings indicate that the organization would benefit from having a more organized project culture, but the establishment process of a project management office should be carefully carried out with adequate resources and with full support from management, project managers and personnel.

Further action is required to ensure that all parties involved have a clear understanding of the functions, responsibilities and jurisdiction the project management office would have and only then it would be feasible to establish a project management office.