Projektitoiminnan kehittäminen palvelumuotoilun ja kokonaisarkkitehtuurin keinoin

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin Tampereen Aikuiskoulutuskeskuksen eli TAKKin hanke- ja projektitoimintaa. TAKKissa oli todettu tarve hanke- ja projektitoiminnan kehittämiselle: projektisalkkua haluttiin laajentaa, toiminnan johtamista tehostaa ja projektien seurantaa parantaa. Myös tulosten ja tuotosten hyödyntämistä ja jatkokäyttöä haluttiin tehostaa.

Tutkimuksen lähestymistavoiksi valittiin palvelumuotoilu ja kokonaisarkkitehtuuri. Opinnäytetyön palvelumuotoiluprosessi jakautui neljään vaiheeseen: määrittely, ideointi, mallinnus ja konseptointi. Kokonaisarkkitehtuuri kulkee tiiviisti palvelumuotoiluprosessin osana lähtien liikkeelle hanke- ja projektitoiminnan kohdealueen nykytilan analyysista ja kuvauksesta. Kokonaisarkkitehtuurityö projektoitiin sisäiseksi kehittämistehtäväprojektiksi. Tämä projekti yhdisti palvelumuotoilun eri vaiheissa mukaan TAKKin liiketoiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurin. Palvelumuotoilu ja kokonaisarkkitehtuuri mahdollistivat monipuolisesti erilaisten työskentelyvälineiden ja -menetelmien käytön.

TAKK on kehittänyt systemaattisesti hanke- ja projektitoimintaa EFQM-laadunhallinnan avulla. Arvioinneissa on todettu vahvuuksia ja kehittämiskohteita, joiden pohjalta on asetettu seuraavia kehittämistavoitteita. Nykytilan analyysin pohjalta todettiin tarve hanke- ja projektitoiminnan prosessin ja projektinhallintamallin uudistamiseen, viestinnän ja itsearvioinnin tehostamiseen sekä osaamisen kehittämisen näkökulman korostamiseen. Tutkimuksessa todettiin, että osallistavat menetelmät toimivat erinomaisesti sitouttamisen ja ryhmäyttämisen välineinä, mutta vaativat valmistelua ja fasilitointia.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla voidaan analysoida perusteellisesti liiketoimintaa, ja palvelupolku avaa näkymän asiakkaan subjektiiviseen palvelukokemukseen. Tehdyn tutkimuksen pohjalta TAKKissa on lähdetty kehittämään kokeilujen avulla hanke- ja projektitoiminnan kohdealuetta. Muuttuviin tilanteisiin pystytään nopeiden kokeilujen avulla reagoimaan entistä joustavammin.

Luottamuksellinen aineisto ei ole mukana julkisessa työssä, vaan se on tallennettu organisaation sisäiseen käyttöön organisaation dokumenttienhallintajärjestelmään.

The purpose of this thesis was to study the project activities of Tampere Adult Education Centre (TAKK). In TAKK, there was a need to develop project activities by expanding the project portfolio, making management more efficient, and improving the monitoring of projects. It was also important to make better use of results and outputs of the projects.

Enterprise architecture and service design were chosen as the development methods of this thesis. The service design process was divided into four phases: definition, ideas, modeling, and conceptualization. Enterprise architecture is an integral part of the service design process, starting from the analysis and description of the current state of the project activities. The analysis included business, information, information technology and technology architecture of TAKK in the stages of service design. Both the enterprise architecture and service design methods enabled the use of large variety of different working tools and methods.

The results showed that TAKK has systematically developed project activities, for example through EFQM quality management. Previous evaluation reports were used as research material in this study. According to the analysis presented here, there was a need for a renewed project management process and a project management model, enhancing project communication and self-assessment as well as enhancing the visibility of competence development. The results also indicate that participatory methods worked excellently as tools for engagement and grouping but require preparation and facilitation.

With enterprise architecture it is possible to study the structures of organizations and with service design it is possible to study service paths and customer experience. While the business environment is changing, it is really important to be able to respond to changes faster and in a more agile way.

Confidential material has been excluded from this public version of the thesis.