Projektitoiminnan kehittäminen projektimallilla

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana oli Mediamaisteri Oy. Yrityksessä oli todettu organisaation kasvaessa ja projektitoiminnan kehittyessä tarve yhtenäisille dokumentoiduille toimintatavoille ja ohjeille toimitusprojektien toteutukseen. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajan projektitoiminnan nyky- ja tavoitetila sekä tavoitetilan saavuttamiseksi vaadittavat kehittämistoimet projektitoiminnan prosesseihin, työkaluihin ja järjestelmiin. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimitusprojekteille projektimalli, joka yhtenäistäisi toimeksiantajan projektitoiminnan käytänteet ja työkalut organisaatiolle parhaiten soveltuvalla tavalla.

Opinnäytetyön tietoperustana olivat projektien hallinnan ja ohjelmistotuotannon alan kirjallisuus. Kehittämistyössä käytettiin kvalitatiivisia menetelmiä ja tutkimussuuntauksena toimintatutkimusta. Opinnäytetyössä kartoitettiin ja kuvattiin projektitoiminnan nyky- ja tavoitetilat huomioiden olemassa olevien toimintatapojen heikkoudet ja vahvuudet, sekä projektihallintajärjestelmän kehittämiselle asettamat reunaehdot. Kartoitukset ja kuvaukset tehtiin olemassa olevien tietojen ja kuvausten, keskusteluiden sekä empiirisen tiedon perusteella. Kehittämiselle yhteisen suunnan luomiseksi toteutettiin toimeksiantajan henkilöstölle projektitoiminnan kehittämispäivä, jossa työstettiin projektitoiminnan nyky- ja tavoitetilaa pienryhmätyöskentelyllä. Kartoitusten ja kuvausten pohjalta laadittiin kehittämissuunnitelma tavoitetilan saavuttamiseksi.

Kehittämisen tuloksena syntyi suunnitelman mukaisesti organisaation toimitusprojekteille yhteinen projektimalli. Projektimallin tarjoamat ohjeistukset, dokumentaatio ja työkalut koostettiin projektikäsikirjan muotoon verkkokurssiksi organisaation sisäiseen käyttöön. Projektikäsikirja on tarkoitettu erityisesti projektipäälliköille ja myyjille, mutta kaikki projektityötä tekevät tai siitä kiinnostuneet voivat tutustua projektitoimintaan projektikäsikirjan avulla. Projektikäsikirja koostaa projektimallin opit yhteen ja tukee projektitoimintaan perehtymistä interaktiivisen sisällön ja kokonaisuuksien jäsentelyn avulla.

Kehitetty projektimalli toimii lähtökohtana projektitoiminnan jatkokehittämiselle. Projektimallin tulee jatkossa mukautua ja kehittyä palvelemaan organisaation projektitoiminnan muuttuvia ja kehittyviä tarpeita. Projektitoiminnan kehittämistyö jatkuu organisaatiossa projektisalkun hallinnan ja raportoinnin kehittämisellä, jota yksittäisen projektin toimintatapojen tulee parhaalla mahdollisella tavalla tukea.

This thesis was commissioned by Mediamaisteri Oy. Mediamaisteri is a Finnish company specializing in providing eLearning solutions. Apart from digital learning environments the company provides multimedia content, course management and the maintenance services needed for the environments.

The purpose of this thesis was to define the current and desired state of project management practices in the organization. The goal was to develop a common project management model to be used throughout the company.

Data about the current and desired states was collected through personnel discussions, by studying previously existing information and charting the current situation in the organization. To further understand the existing practices and the problems they had, a development workshop regarding these project management practices was held for the personnel. The workshop also aimed to initiate a transition towards a new way of working in projects.

The result of this thesis was a project management model that combines existing and new practices in a way that best serves the needs of the organization. The tools, practices, guides and documentation included in the model were compiled as a project management manual. The manual was implemented as an online course with interactive content.

Further development for the model is needed in the future to ensure that the best possible practices in project management are still in use as the needs regarding projects develop and change in the organization. Development on project management and project portfolio continues in the organization.