Huolto- ja korjaustyön raportointiprosessin kehittäminen : Case: Kardex Finland Oy

Abstract

Teknologian kehittyessä yhä useammat yritykset ovat alkaneet luopua paperilaskuista ja siirtyneet käyttämään sähköistä laskutusta. Kardex Finland Oy on tällä hetkellä siirtymävaiheessa, jossa pyritään luopumaan paperisista dokumenteista.

Työn teoriaosuutena selvitettiin sähköisen taloushallinnon tarjoamia hyötyjä yritykselle. Erityisesti tutkittiin, miten yritys hyötyy tietojen siirrosta sähköiseen muotoon. Tärkeimpänä tavoitteena oli tutkia Kardex Finland Oy:lle uusia menetelmiä huolto- ja korjaustyön raportoimiseen. Nykyinen paperinen huoltolomake on tarkoitus korvata lähitulevaisuudessa sähköisellä lomakkeella. Opinnäytetyössä vertailtiin eri IT-pohjaisia laitteita, jotka mahdollistavat sähköisen lomakkeen käsittelyn ja lähetyksen. Sähköiseen menetelmään siirtymisen takia työssä tutkittiin myös, millä tavalla raportointiprosessi kehittyy muutosten kautta. Uusien toimintatapojen avulla oli tarkoitus saada tehdyn työn tiedot nopeammin ja yksinkertaisemmin laskutukseen.

Jatkokehitysmahdollisuutena oli nykyisen laitetietojärjestelmän uusiminen siten, että huoltolomakkeen käsittely tapahtuisi suoraan laitetietojärjestelmään ohjelmoidun sähköisen huoltolomakkeen avulla suoraan asiakkaan tiloista. Lisäksi järjestelmä kommunikoisi suoraan ulkoisen laskutusjärjestelmän kanssa.

With the help of technology’s development, many companies have started to abandon their paper bills and started to use electronic billing. Kardex Finland Oy is currently in that transition period, where they are going to abandon all the paper documentation.

In the theory part of this Bachelor’s Thesis, were examined the benefits of electronic financial management to the company. The main point was to examine, what the benefits of transferring all the documentation to the electronic mode are. The most important target was to examine new methods for the reporting of maintenance and repair works. The company’s present paper maintenance form is meant to be replaced with the electronic one in the near future. IT-based devices, which make it possible to process and send the electronic maintenance form, are compared in this Bachelor’s Thesis. Another point was to find out, how the reporting process develops along the changes. With the help of the new way of action the object was to get the information of the work faster to the billing.

An opportunity for further development was to renew the device information system so that the processing of the maintenance form would be done straight through the device information system. Before that the company has to code the maintenance form to the system. Added to this, the system should communicate straight through the external billing system.