Perehdytyskäytäntö laivanselvitystyössä

Abstract

Kilpailu laivanselvitys-alalla on perinteisesti ollut kovaa. Työssä korostuvat ennen kaikkea työntekijöiden ammatillinen osaaminen ja asiakaspalvelun taso. Tämän opinnäytetyön aiheena oli tutkia GAC Finland Oy:n nykyistä perehdytyskäytäntöä ja miettiä, miten sitä voisi parantaa entisestään. Aiheesta ei yrityksessä ole tähän mennessä tehty tutkimusta, ja yhtiön toimitusjohtaja oli sitä mieltä, että hyvälle perehdytysohjelmalle voisi aidosti olla tarvetta. Perehdytysohjelma tulee tukemaan yhtiön laadullista toimintaa ja vahvistaa yhtiössä implementoitua ISO 9001 -laatustandardin mukaista toimintaa. Hyvin suoritetun perehdytyksen vaikutukset heijastuvat välittömästi yhtiön ydintoimintaan, eli asiakaspalveluun asti.

Työn tavoitteena oli selvittää perehdytyksen merkitystä yrityksen liiketoimintastrategiaan ja laatuun sekä sitä, mitä perehdytyksen tulisi sisältää, jotta se vastaisi mahdollisimman hyvin tarkoitustaan. Lopuksi mietittiin tulevan perehdytysmanuaalin sisältöä. Tutkimuksen toisessa osassa pyrittiin selvittämään, millainen perehdytyskäytäntö yritykselle sopisi parhaiten ja toteuttaa se erillisenä työnä tutkimuksen jälkeen.

Työn tutkimusmenetelmäksi valittiin osittain strukturoitu kvalitatiivinen teemahaastattelu. Haastatteluun osallistuvien määrä yrityksessä oli rajallinen, joten tämä oli ainoa järkevä menetelmä luotettavan tutkimusaineiston keräämiseen. Kerätty aineisto analysoitiin sisältöanalyysilla, jossa aineisto tiivistettiin tutkittavien ilmiöiden ja asioiden tarkastelua varten.

Tutkimuksen tuloksista havaittiin henkilökunnan arvostavan systemaattista perehdytystä. Perehdytyksen toteutuksen ongelmat havaittiin liittyvän ennen kaikkea yrityksessä vallitsevaan resurssipulaan ja viime vuosien aikana vallinneeseen vähäiseen rekrytointitarpeeseen. Perehdytysmanuaalin sisällön toivottiin olevan tiivis tietopaketti sisältäen vain laivanselvittäjän perustyötehtävät, toimittaja- ja yhteistyöluettelot sekä turvallisuusohjeet. Tutkimustulosten pohjalta yrityksen intranetiin luodaan perehdytysmanuaali, mitä hyödyntämällä perehdytys sujuu hallitummin ja laadukkaammin aiempaan verrattuna.

Competition in shipping agency business has traditionally been very demanding where the worker’s craftsmanship and customer service skills play a great role. The objective of this thesis was to study the current practice of orientation at GAC Finland Oy and invent new ways to enhance it. Orientation has not been investigated before in the company and their CEO thought there was a place for such a study and perhaps even a new practice of orientation. The new practice of orientation will enforce company quality of work and promote its ISO 9001 quality management system. The impact of successfully carried orientation has an immediate effect on its core business, which is customer service.

The objective of this thesis was to study how orientation affects the business strategy and quality of the company. In addition, it had to clarify the content of orientation that would serve best their business needs as well as the content of the orientation manual. Besides, the research was aiming to investigate which kind of practice of orientation would be the best choice for the company and execute the actual work after the research is finished.

This research was carried out as a partially structured qualitative study. The number of the participants in the theme interview was quite limited and that was the only sensible method for collecting reliable research data. Collected data was after that analysed by using a content analysis method where the material was summarised to examine the phenomena and things to be studied.

As a result of the analysis, all the employees seemed to appreciate systematically carried out orientation. The problems in carrying out orientation concern, first of all the lack of firm resources, and secondly, the small recruitment needs in the past few years. The content of the orientation manual has to be a compact information package that includes only the basic work assignments such as the lists of suppliers, partners and the safety rules. As a result of this research, an orientation manual into the firm’s intranet will be created. The use of it will guarantee more controlled and higher quality orientation process compared to the practice in the past.