"Huhut kuullaan aiemmin kuin virallinen tieto" : tutkimus yrityksen sisäisestä viestinnästä

Abstract

Organisaation kasvaessa voimakkaasti sisäinen viestintä ei aina ehdi kehittyä muutoksen edellyttämässä tahdissa. Organisaation toiminta on kuitenkin mahdollista vain, kun sen eri tahot viestivät keskenään. Toimiva sisäinen viestintä ja avoin tiedonkulku ovat jokaiselle yritykselle askel parempaan kommunikaatioon ja kannustavat henkilöstöä sekä toimimaan että ymmärtämään yrityksen tavoitteita paremmin.

Opinnäytetyössä selvitettiin kohdeorganisaation henkilöstön arvioita, näkemyksiä ja kokemuksia sisäisen viestinnän merkityksestä ja nykytilasta. Lisäksi työssä muodostettiin kokonaiskuva sisäisen viestinnän laadusta sekä eri viestintäkanavien tärkeydestä ja toimivuudesta. Opinnäytetyön voidaan sanoa olevan perustutkimus, jonka tarkoitus on auttaa kohdeorganisaatiota kehittämään sisäisen viestinnän rakenteita ja kommunikaatiokulttuuria.

Teoriaosassa käsiteltiin sisäisen viestinnän lähtökohtia, viestintää sosiaalisena pääomana, viestintästrategiaa, viestintäkanavia ja palautekulttuuria. Tutkimusongelmaa ja kysymyksiä tarkennettiin yhdessä toimeksiantajan kanssa. Tästä johtuen empiirisessä osassa kysymykset keskittyvät enimmäkseen organisaation tuntemuksen tasoon, viestinnän ominaisuuksiin sekä viestintäkanaviin.

Tutkimuksen aineisto kerättiin kvantitatiivisena kyselylomaketutkimuksena. Kysely toteutettiin sähköisenä web-kyselynä kohdeorganisaation Suomen henkilökunnalle. Aineisto analysoitiin taustamuuttujittain SPSS- tilastoanalyysiohjelmalla, kuvailevia analyysimenetelmiä käyttäen.

Tutkimustulosten perusteella sisäisessä viestinnässä havaittiin puutteita, erityisesti osastojen välisessä kommunikaatiossa ja palaverikäytännöissä. Kohdeorganisaatiossa tulisikin kiinnittää huomiota osastojen väliseen tiedonkulkuun, viestinnän organisointiin ja sen oikea-aikaisuuteen. Sitä vastoin organisaation tuntemuksen ja tavoitteiden tiedostamisen todettiin yrityksessä olevan varsin hyvällä tasolla. Tutkimuksen jälkeen kohdeorganisaatiossa puutteisiin reagoitiin nopeasti aloittamalla tarvittavat kehitystoimenpiteet sisäisen viestinnän parantamiseksi.

Internal communication is the key element in enabling organizations to function as planned. While organizations are growing strongly internal communication may not be able to develop as expected. Functional and open communications are essential elements to guarantee better information sharing and prompt strategy implementation.

This thesis consists of a research to summarize employees’ experiences of internal communication, its importance and current state in the organization. This thesis also gives a general view about the quality and importance of internal communication. The aim of this thesis is to enhance internal communication and communication culture in the target organization.

The theory in this thesis concentrates on analyzing the basic elements of internal communication, communication strategy, communication channels and feedback culture in the target organization. While processing this thesis the research problem and the theoretical frame of the reference were adjusted with the client. Based on these adjustments the empirical study was focusing mainly on the organization, understanding the organization and on the communication channels and possible propositions around the communication.

Material related to this research was collected with a quantitative questionnaire, which was based on web research and the target group consisted of organization employees located in Finland. The outcome of the questionnaire was analyzed with statistical analysis method by using descriptive method of analyzing.

Based on the outcome of this research several deprivations were detected. The main deprivations were detected in communication between different organizations and also meeting behavior was considered insufficient. On the other hand understanding organizational culture and objective setting were discovered out to be in sufficient level. The analyzed organization can react quickly and improve the situation smoothly if any deficiencies are found. Special attention in the target organization should be paid to the information sharing inside the company. Information should be shared timely, and communication between different organizations should be well organized.