Hankintojen kehittäminen : Keuda, auto- ja logistiikkapalveluiden toimiala

Abstract

Opinnäytetyön tilaaja oli Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Keuda. Ammatillinen koulutus on kovassa muutoksessa. Pienenevä tulorahoitus on pakottanut koulutuksenjär-jestäjät etsimään säästökohteita toiminnastaan. Keuda on nimennyt yhdeksi säästökoh-teeksi hankinnat. Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa hankinnan nykytilaa ja tuottaa sen pohjalta kehitysehdotus hankintojen kehittämiseksi ja säästöjen aikaansaamiseksi. Opinnäytetyössä perehdyttiin auto- ja logistiikkapalveluiden toimialan hankintoihin. Osto-tietoja käytiin läpi vuoden 2016 kirjanpidosta. Hankintoja analysoitiin spend- ja ABC-analyysien avulla. Hankintojen johtamista ja organisointia tutkittiin koko Keudan osalta. Hankintojen johtamisesta saatiin tietoa tutkijan havaintojen ja talouspäällikön haastattelun perusteella. Merkittävä tulos oli, että hankintoja ei ole organisoitu eikä niitä johdeta aktiivisesti. Tuot-teiden tai palveluiden hankinnassa ei hyödynnetä synergiaa toimipisteiden kesken. Johtopäätöksenä on se, että esimerkiksi pienhankinnoissa (alle 1000 euroa) ja poltto- ja voiteluaineissa olisi mahdollisuus saada säästöjä aikaiseksi yhdistelemällä hankintoja toimi-pisteiden kesken. Poltto- ja voiteluaineissa kansallinen kynnysarvo ylittyy ja julkinen han-kintalainsäädäntö edellyttää kilpailutusta ja tarjouspyynnön viemistä Työ- ja elinkeinomi-nisteriön ylläpitämään sähköiseen ilmoituskanavaan (HILMAan). Hankintojen johtamisessa näkyy se, että Keudassa ei ole omaa hankintaorganisaatiota vaan hankinnat on hajautettu ja niitä toteutetaan oman toimen ohella. Hankintoja ei aktiivisesti johdeta, josta seuraa, että hankintatietoa ei kyetä hyödyntämään hankintojen toteutuksessa ja kehittämisessä. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää hankintatoimen kehittämisessä toimialan hankin-noista koko kuntayhtymän hankintoihin asti sekä hankintastrategian luomisessa.

The thesis was assigned by Educational Consortium of Keski-Uusimaa Keuda. Vocational training is under fundamental changes. Decreased funding has made the organizer of the training seek for savings. One of the interests of Keuda today is to focus on the procure-ment. The objective of the thesis was to make proposal on how to develop procurement and the management of procurement in Keuda’s organization by analyzing the current state of purchases in vehicle and logistics sector. The purchase data was collected from 2016 accounting. The data was analyzed by using spend- and ABC-analysis. The management and organizing of procurement was studied in the entire organization. The data was collected by observing procurement activities in Keuda and by interviewing the finance manager. The main result was that procurement is not organized, but the same products and ser-vices are purchased from different suppliers without making use of synergy benefits be-tween the different units. As a conclusion, savings could be achieved by combining and tendering products and ser-vices in larger entities in certain categories such as small purchases (under 1000 euros) as well as fuel and lubricants. Furthermore the purchases in the category of fuel and lubri-cants is mandatory to tender by public procurement law and invitation to tender needs to be taken to the electronic ordering channel (HILMA) maintained by the Ministry the Eco-nomic Affairs and Employment. Keuda has not its own actual organization in procurement and the procurement activities are done in addition to normal duties. Since the procure-ment is not actively managed the purchase data is not made available for monitoring and the procurement cannot be developed. The result of this study can be used in developing procurement in all activities at Keuda and in creating of procurement strategy.