Taloushallinnon prosessit Rakennusliike Oy:ssä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Tilitoimisto Noste Oy, jonka työntekijä toimii Rakennusliike Oy:n pääkirjanpitäjänä ja hoitaa yhdessä opinnäytetyön kirjoittajan kanssa lähes kaikki rakennusliikkeen taloushallinnon prosessit. Taloushallinnon prosessien kulkua ei ollut yrityksessä aiemmin dokumentoitu mitenkään, joten työn tarkoituksena oli luoda prosesseista sanalliset kuvaukset sekä prosessikaaviot. Prosessikuvausten on tarkoitus toimia apuna pääkirjanpitäjän työtehtävien delegoinnissa sekä uusien työntekijöiden perehdytyksessä, ja ne toimivat myös pohjana prosessien kehittämiselle.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena ja aineisto kerättiin haastattelemalla rakennusliikkeen pääkirjanpitäjää sekä havainnoimalla hänen työskentelyään. Kirjoittajalla on myös omaa kokemusta rakennusliikkeen palkanlaskennan ja pääkirjanpidon työvaiheista. Haastattelu toteutettiin teemahaastatteluna ja teemoina olivat pääkirjanpitäjän olennaisimpiin työtehtäviin liittyvät prosessit eli ostolasku-, myyntilasku-, palkanlaskenta- sekä pääkirjanpitoprosessit.

Tutkimuksen tuloksena esitettiin edellä mainituista pääkirjanpitäjän työtehtävistä sanalliset prosessikuvaukset sekä -kaaviot. Prosessikaaviot havainnollistivat prosessien työvaiheiden järjestystä, ja sanalliset prosessikuvaukset selittivät prosessien etenemistä tarkemmin.

Tutkimuksen johtopäätöksissä arvioitiin rakennusliikkeen taloushallinnon prosessien nykytilaa sekä pohdittiin kehittämisehdotuksia. Kehittämisehdotukset liittyivät prosessien sähköistämiseen, ja niiden avulla rakennusliike voisi tehostaa toimintaansa ja vähentää manuaalisten työvaiheiden määrää.

The thesis was assigned by Tilitoimisto Noste Ltd. An employee of the accounting firm serves as the chief accountant for a construction company and together with the author of the thesis manages almost all of the financial administration processes. The processes had previously not been documented in any way, so the aim of the thesis was to create process descriptions and process flow charts of each of the financial administration processes. The process descriptions are intended to be used in the delegation of the chief accountant’s duties and the orientation of new employees. The descriptions also serve as a basis for the development of the processes.

The study was implemented as a qualitative study, and the data was collected by interviewing the chief accountant and observing her doing her job. The author of the thesis also has some experience of payroll computation and bookkeeping. The interview was a theme interview and the themes consisted of the processes in the chief accountant’s work, namely purchase invoicing, sales invoicing, payroll computation and the general ledger accounting.

As a result of the thesis a written description and a flow chart was presented of each of the financial administration processes managed by the chief accountant. The flow charts illustrated the separate steps of the processes, and the written descriptions explained the proceeding of the processes in more detail.

The current state of the financial administration processes was evaluated in the conclusions of the thesis. Some development proposals were also given regarding the electrification of the processes