Organisaatiomuutoksen vaikutukset taloushallinnon tositemääriin Hätäkeskuslaitoksessa vuosina 2010–2015

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli selvittää organisaatiomuutoksen vaikutukset Hätäkeskuslaitoksen taloushallinnon tositemäärissä vuosien 2010–2015 aikana. Opinnäytetyössä tarkoituksena oli tuoda määrällistä tietoa mahdollisista muutoksista, pääasiassa ostolasku- ja matkalaskutositteiden kohdalta. Vaikka organisaation rakenneuudistuksen tarkoituksena ei ollutkaan ensisijaisesti vaikuttaa henkilöstön määrän vähentymiseen, tuodaan myös toteutuneet henkilötyövuosimuutokset esille tässä selvitystyössä.

Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa tarkastellaan Hätäkeskuslaitosta osana valtionhallintoa sekä valtion taloushallintoa. Strateginen ja muutostilanteen hallittu johtaminen vaatii julkiselta organisaatiolta suunnitelmallisuutta ja osaamista. Hätäkeskuslaitoksen rakenneuudistus sai alkunsa jo vuonna 2009, jolloin sisäministeriö teki päätöksen hätäkeskustoiminnan kehittämiseen liittyvistä strategisista linjauksista. Linjausten mukaisesti hätäkeskusalueita laajennettiin ja hätäkeskuksia vähennettiin. Varsinainen organisaation rakenneuudistus ajoittui usealle vuodelle, jolloin hätäkeskusten määrä väheni viidestätoista kuuteen. Ensimmäinen uuden organisaation mukainen hätäkeskus aloitti toimintansa vuonna 2011 ja viimeinen aloitti vuonna 2014.

Opinnäytetyö toteutettiin määrällisenä tapaustutkimuksena, jossa valmiista kirjanpitoaineistosta saatiin dokumentaarista tietoa, jonka kautta selvitettiin Hätäkeskuslaitoksen eri yksiköiden ostolaskutositteiden määrä eri tilivuosien aikana. Matkalaskujen osalta määrälliset tiedot saatiin matkahallintajärjestelmistä yksiköittäin ja toteutuneet henkilötyövuodet selvitettiin henkilöstöhallinnon tuottamilta raporteilta. Tiedonhankintaan ei käytetty lainkaan laadullisia menetelmiä.

Tehdyn selvityksen perusteella voidaan kertoa ostolaskutositemäärien vähentyneen tuntuvasti Hätäkeskuslaitoksessa tarkasteluvuosien aikana, samoin voidaan selvityksen perusteella tulkita matkalaskujen vähentymisen hätäkeskuksissa johtuvan organisaatiorakenteen muuttumisesta. Koska henkilötyövuosimuutokset ovat olleet tarkastelun aikaisina vuosina melko suuret, voidaan olettaa muutoksen henkilötyövuosissa vaikuttaneen suoraan ainakin matkalaskujen määrään Hätäkeskuslaitoksessa.

Opinnäytetyön tulosten yhteenvetona voidaan sanoa olevan todennäköistä, että Hätäkeskuslaitoksen rakennemuutos/ organisaatiomuutos on vaikuttanut taloushallinnossa käsiteltäviin tositemääriin merkittävästi.

The topic of the thesis was to clarify the effects of an organisational change on the document numbers of the Emergency Response Centre Administration's financial administration in 2010–2015. The purpose of the thesis was to bring out quantitative data on possible changes, mainly with regard to purchase invoices and travel expense documents. Even though the purpose of the organisation’s restructuring was not to primarily impact the reduction in the number of staff, the actual person-year changes are also highlighted in this research work.

The theoretical part of the thesis examines the Emergency Response Centre Administration as part of the government and the government’s financial administration. The strategic and controlled management of change requires a methodical approach and know-how from a public organisation. The restructuring of the Emergency Response Centre Administration began already in 2009, when the Ministry of the Interior made a decision on strategic policies related to the development of emergency response centre operations. In accordance with the policies, emergency response centre areas were expanded and the number of emergency response centres reduced. The actual restructuring of the organisation took place over several years, during which the number of emergency response centres was reduced from fifteen to six. The first emergency response centre in accordance with the new organisation began operating in 2011 and the last one in 2014.

The thesis was realised as a quantitative case study, in which documentary data was obtained from accounting records, through which the number of the Emergency Response Centre Administration's different units’ number of purchase invoice documents from different accounting years was clarified. With regard to the travel in-voices, quantitative data was obtained from the travel management systems by unit and the actual person-years were clarified from reports produced by Human Resources. Not qualitative methods were used for information gathering.

As a summary of the result of the thesis, it can be said that it is likely that the Emergency Response Centre Administration’s restructuring/organisational change has had a significant impact on the number of documents handled by the financial administration.